第一、做外贸信心、虚心、耐心和恒心都非常重要。
首先，人贵有自知之明，要善于分析自己、解剖自己。通过这样来客观地评价自己的能力和不足，发现自己的优势给自己以信心;知道自己的不足才知道从哪些方面来完善和提高自己。
其次，新人要虚心、耐心地向“老”外贸人员学习，不要害怕他们叫你做一些繁琐的工作，不要怕“打杂”。要有“从一屋扫起再扫天下”的勇气。其实“打杂”很能锻炼人的工作能力的---把那些繁琐的事情处理好了证实你工作的条理性和效率，同时也说明你有良好的工作态度，这样才能得到上司的赞许并学到更多的东西。外贸无小事，每个细节都是整个流程的重要一步。
再次，要有恒心。改善自己、提高自己不是一天两天就可以完成的，要知道自己要学什么、怎么学，要持之以恒。“一口吃不成胖子”，“冰冻三尺非一日之寒”。
第二、必须熟悉产品、熟悉产品的行业市场及其最新动态。
做外贸销售人员不懂产品很难拿得到订单，不懂产品及产品的行业市场动态更谈不上开发新客户和新市场。很多新人总抱怨说做了多少个月的外贸但一个单子也拿不到，受尽冷眼，但老实说在新入门的这几个月里面，你们有没有认真地去熟悉产品、去了解国内外市场了吗?假如你是买家，你愿意向一个连自己所卖的产品都不熟悉的卖家订货吗?况且进口商又不像是在零售市场上买一件两件自己用的，谁愿意冒险向一个不懂产品的卖方大量地采购?
也许有不少老板只看结果不看过程，总要求新人要在一段固定的时间里必须拿到订单，这给了新人以巨大的压力，这种紧迫感大大地影响了新人的耐心、信心和恒心，不能让他们安心来学习和熟悉自己所经营的产品。但老实说，第一步都没走好怎么跑得起来呢?把第一步走稳了你到哪里不能再起跑呢?
第三、良好的外语能力(尤其是把握好英语)是做外贸的基础。
语言是交流的工具，好的工具“事半功倍”。和国外客户联系不懂外语是不行的。再懂产品、产品再好，假如不能有效地向客户推介也很难拿得到单子。
至于外语对做外贸的重要性，我想大家都很清楚，不需要再一一说明。
第四、要熟悉外贸的流程和国际贸易惯例，把握一些销售的技巧。
在打好了做外贸的基础---良好的外语能力及熟悉了产品---之后，接下来就是要学习很专业的知识了，也就是熟悉整个外贸流程和相关的国际贸易惯例，这对外贸销售人员非常重要。
整个外贸流程包括以下一些方面：与客户沟通联系，处理询价与报价，就订立外贸合同的谈判与合同的签订，追踪款项的落实情况(视付款方式而定，做TT的看看订金有没有收到，做LC的看看LC有没有开出、所开的LC是否可以接受等等)，跟进生产的情况，报检，安排货物的运输，报关，制单结汇，核销和退税等等。也许每个公司的具体分工不一样，但做为一个外贸销售，熟悉整个流程是非常必要的，因为流程中的每一个细节都涉及到成本与价格，销售人员对影响价格的各方面的因素都不清楚的话就不是个优秀的销售人员。
需要把握的国际贸易惯例包括：关于国际贸易术语的惯例(INCOTERM2000)，联合国国际销售合同公约，国际商会关于结算方式的惯例(UCP500，URC522)。当然还有其他一些惯例或条款需要熟悉，视所经营的产品及所出口的国家而定。
至于销售的技巧，其内容非常丰富，汲及面也非常广，多看一些有关销售的书籍对业务的开展与提高是非常有好处的。
如何做一个优秀的外贸单证员？
跟单有的是从订单确认后开始的；有的是从接到订单就算。基本流程是：
第一步：接到客户订单（PO）
第二步：做合同给客户（PI），并得到客户确认
第三步：客户确认后，如果自己是工厂，就根据自己公司流程制作生产通知书发给车间或相应部门；如果是外贸公司则制作采购订单给供应商；
第四步：跟踪生产进度，及时发现和解决问题，确保按交货期正常交货
第五步：根据合同（PI）上的付款方式，通知客人具体交货时间和付余款
第六步：跟财务确定尾款到账后，安排出货
以上只是非常概括性的流程。很多细节需要根据你做的产品和公司自有流程来操作。
细心、有耐心、对产品熟悉、熟悉外贸流程和公司内部流程、熟悉单证、要有很强的外语能力。
1.出口合同。当客户有购买意向，且各项条款已基本达成一致时，客户将要求转让出口合同或形式发票，以便客户下单。出口合同完成后，在向客户传真或扫描之前，有必要重新确认合同的价格条款、包装、付款方式和港口。
2.预订空间。顾客下单后，可以通知货代订位。应将零件的准确重量，特别是危险化学品的准确重量通知货运代理。因为要确认目的港，如果件数有误，货物就很难上船，否则会增加费用，甚至延误装运。
3.海关申报文件。货位确认后，应及时（在货位确认之日或启运前一周）将报关单送交货代。全套报关单证包括发票、装箱单、合同、报关单、报关委托书、核销单。其中，发票、装箱单、合同均应加盖中英文长章并签字。报关单加盖报关专用章，报关委托书一式三份，每份加盖公章和亲笔签名，并在验证单的两个穿孔部分加盖印章，并在出口单位和代码部分加盖组织机构代码章，共三部分。