“随附单据”栏应填报商品所需之监管证件，按海关规定的《监管证件名称代码表》选择填报相应证件的代码。许可证标记不在此栏填报,合同、发票、装箱单等必备的随附单证也不在本栏目填报。 “标记唛码及备注”栏用于填制以下内容：
1.报关必备的合同，发票，箱单等；
2.出口应税货物的征免税证明编号；
3.除联网核销的试点主管海关所批手册，本栏可录一本以上的异地手册号中的其余号；
4.受外商投资企业委托代理其进口投资设备、物品的外贸企业名称（由于免表核销程序限制，报关单经营单位栏不能录受委托企业名而只能录在本栏）；
5.加工贸易结转货物及凭《征免税证明》转内销货物，其对应的备案号应填报在“备注”栏目。如出口报关单应填报“转至(自)XXXXXXXXXXXX号手册”；
6.其他申报时必须说明的事项，如部委函件，特批，接收函等。本栏目下部用于填报随附单据栏中监管证件的编号,具体填报要求为:监管证件代码+“:”+监管证件号码，一份报关单多个监管证件的,连续填写。
外贸单证种类与使用
补充回答2：是的，报关行作为海关登记注册企业，也是有10位数字的海关代码的；海关系统允许进口货物经营单位和报关单位都可以付税，这样是为了方便企业操作；很多报关行都是替进口单位代垫税款的。
补充回答：原来你问的是海关系统录入的报关行的代码啊，这个是谁报关就录谁的。你们作为外贸公司一般不会自己去报关，所以都是用报关行的名义，这个对你们又没有影响的。
这个就是申报单位的海关代码，如果是通过外贸公司代理出口的话，就写外贸公司的海关代码，同时核销单之类大单据也是通过他们提供。
一般打印文件用几号字体?
外贸单证种类与使用大全
外贸单证是指在国际结算中应用的单据、文件与证书，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等，是对外贸易中所涉及的单据和文件的总称。下面有我为大家分享外贸单证种类与使用大全，欢迎大家点击查看。
外贸常见的单证有：
1合同(CONTRACT)
CONTRACT 是统称，买卖双方均可出具。如系卖方制作，可称为销售确认书SALESCONFIRMATION，买方出具可称采购确认PURCHASEDCONFIRMATION。除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以 外，还可以根据不同产品的特点附加条款。此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。 对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等，合同中往往还会附加“溢短装”条款，即允许在合同总数量和金额的基础上，有若干幅度的差 异，最后按照实际交货量来结算。比如“5%MOREORLESSALLOWED”，即允许多交或少交5%。理论上，合同应该“一式两份，双方各执一份经签 章的正本为凭”，可在外贸实务中不大苛求照搬执行，一般的传真件也就行了，作为备忘录。更多的还是依靠商业信用，以及预付款、信用证等实质的把控手段。合同本身反倒显得不重要了。也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下“信用证开出后生效”等条款，进一步淡化合同的约束力，到处散发作为询价 工具。碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。
2发票(INVOICE)
或称商业发票(CommercialInvoice)。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。
发票必须注明一个发票号码(自己拟定)，出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。
发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。
3形式发票(PROFORMAINVOICE)
样式近似商业发票，几乎可以直接把商业发票过来，标题改为“PROFORMAINVOICE”即可。形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定 交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。因此，除了和商业发票相同的内容外，还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形 式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递寄送 货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。
4装箱单(PACKINGLIST)
与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。
5提单(BILLOFLOADING)
提 单就是货物交付货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表物权，以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单，但内容则大同小异。提单是最核心单 证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。对于提单，后面我们会专门用一个章节来了解学习。根据运输方式的不同，分为空运提单(AIRWAYBILL， 简称AWB)和海运提单(OCEANBILLOFLOADING，简称B/L)及其他。但实务中以海运提单最为常见，空运提单次之。提单由货运公司根据发 货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制，经发货人确认无误后签章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提货。一经提货，其余两 份即告失效。为防止提单在传递过程中遗失，如果客户没有指明要求的话，可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外，海运提单在签发的时候还必须 加注“上船时间”(ONBOARDDATE)字样，这是计算实际交货期的标准。
6装船通知(SHIPPINGADVICE)
船开前或不迟于船开当日，由发货人出具给收货人的装船情况通知。格式不限，但应包括下列内容：收货人(Consignee)、发货人
7保险单(INSURANCEPOLICY)
为防范国际货物运输中可能发生的毁损，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。
保险公司根据投保的险种开具保险单，作为货物单据之一。
海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。
(1)基本险别有平安险(FreefromParticularAverage-F.P.A)、水渍险(WithAverageorWithParticularAverage-W.AorW.P.A)和一切险(AllRisk-A.R.)三种。
① 平安险的责任范围有：被保货物在运输过程中，由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损。由于运输工具遭受意外事故下，货物在此前后又在海上遭受自然 灾害落海造成的全部或部分损失。在装卸或转运时，由于一件或数件货物落海造成的全部或部分损失。被保人对遭受承保范围内的货物采取抢救、防止或减少货损的 措施而支付的合理费用，但以不超过该批被救货物的保险金额为限。运输工具遭难后，在避难港由于卸货所引起的损失以及在中途港、避难港由于卸货、存仓以及运 送货物所产生的特别费用。共同海员的牺牲、分摊和救费用。运输合同订有“船舶互撞责任条款”，根据该条款规定应由货方偿还船方的损失。
②水渍险的责任范围：除平安和水渍险的各项责任外，还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失。
③一切险的责任范围：除平安险和水渍险的各项责任的，还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失。
(2)附加险别是基本险别责任的扩大和补充，它不能单独投保，附加险别有一般附加险和特别加险。一般加险有11种，它包括：偷窃、
提货不着险(Theft,PilferageandNondelivery-T.P.N.D)，淡水雨淋险 (FreshWaterand/orRainDamage)，短量险(RiskofShortageinWeight)，渗漏险 (RiskofLeakage)，混杂、沾污险(RiskofIntermixtureandContamination)，碰损、破碎险 (RiskofIntermixtureandContamination)，串味险(RiskofOdour)，受潮受热险 (SweatingandHeating)，钩损险(HookDamageRisk)，包装破裂险(BreakageofPackingRisk)，锈损 险(RiskofRust)。特殊附加险包括：交货不到险(FailuretoDeliverRisk)，进口关税险(ImportDutyRisk)， 舱面险(OnDeckRisk)，拒收险(RejectionRisk)，黄曲霉素险(AflatoxinRisk)，卖方利益险 (Seller’sContingentRisk)，出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款，罢工险 (FireRiskExtentionClauseforStorageofCargoofDestinationHongkongIncludingKowloon,orMacao)， 海运战争险(OceanMarineCargoWarRisk)等。投保的时候，投保金额一般是CIF价格加上10%的加成。保险费的计算公式为：
保险金额=CIF货值×(1+加成率)
不必先算保险费，可以直接根根据据已知的CNF价格换算CIF即是：
CIF=CFR/[1-保险费率×(1+加成率)]
实际操作中，如果货值不大，比如在2000美金以下的，一般做简易处理，统一收取100元人民币左右作为保险费
8商检证、质量证、重量证、卫生证等(INSPECTIONCERTIFICATEOFQUANTITY，WEIGHT，HEALGH)
根据产品的不同，根据国家规定或按照客户需求、行业习惯，部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。
出口必须检验的商品，厂商须先经过商检局备案登记。出口前，填制商品检验申请单(在商检局那里取得)，将该商品的样品送至商检局检验。检验合格后，商检机关 出具商品检验放行单，凭放行单方可报关出口。除了国家商检局以外，也常见有客户委托第三方民间检验机构检验的。比如最著名的SGS检验公司 (SocieteGeneraledeSurveillanceS.A.通标标准技术服务有限公司，总部在日内瓦)，不少非洲和中南关注国家的贸易商因为 本国进出口商品检验能力有限等各种原因而认可SGS检验。SGS在我国广东、上海、青岛等地都有分支机构，可应客户要求办理检验，同时SGS现已与我国政 府官方机构----国家商检局合作，由国家商检局指定中国进出口商品检验总公司(CCLS)代为办理装船前检验，辽宁、北京、天津、河北、山东、湖北、 海、广东等地的CCLS有代理权签发SGS的检验报告。
实际上，很多商品的常规检验都包含了质量、重量、卫生、重金属等等检测项目，至于检验证书的名称是什么，则可根据客户的要求选择。即证书内容一样，标题不同罢了。
9原产地证
原产地证包括一般原产地证(CERTIFICATIONOFORIGINA)和普惠制原产地证(GSPFORMA)。原产地证是证明我出口货物生产和制造地 的证明文件，是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。中国的原产地证有固定印刷格式，一般由商检局出具。出口企业申请办理此证，首先要在当地办理企业注册登记，然后才有资格申请签证。普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍 的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件，并能使货物在给惠国享受普遍优惠 关税待遇。同样一般由商检局出具，出口企业在商检局办理此证必须向当地商检局提供必要的证明文件和依据，首先要办理企业注册登记，其次才能申请签证。原产 地证和普惠制证，也可以由各地的贸易促进会和商会(很多地方这两个组织是两块招牌同一个班子)出具，格式一样，只是盖章不同。
10受益人声明(BENEFICIARY CERTIFICATION)
受益人声明只出现在信用证下(受益人本身就是信用证操作方式中的术语，一般指出口商)。如果不是信用证操作的话，一般叫做厂商声明(SUPPLIER DECLARATION)或类似表述。
受 益人声明主要用于不便或无法用官方文件证明的，客户要求做到的事宜，或其他一些类似于保函(保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明)的内容。书写上 无规定格式，只需要列标题为BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客户所需声明的内容，再落款盖章即可。
范例如下：
BENEFICIARY CERTIFICATION
DATE: 08. OCT. 2005
WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM
B/L DATE.
FUDA IMP&EXP CO., LTD.
NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020
11船公司/货运人声明(FORWARDER CERTIFICATION)
性质和格式类似于受益人声明的文件，由船公司或货运公司出具。多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。常见的类型有声明船龄符合要求(比如15年内)，声明不悬挂以色列旗帜(常见于中东客户要求)等。
12出口收汇核销单
出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。在出口前，先向外管局领取，按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关，海关清关后盖章退回。在收到国外付款后，连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销，然后才能办理退税。
13出口货物报关单
出口报关时填制并提交海关。不过目前除大型外贸公司或出口企业外，众多出口商一般委托货运代理公司一并代理报关事宜。出口报关单一式六联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。清关后，退回收汇联和退税联。
14信用证
以信用证为结算式的，在信用证开出并抵达出口商(信用证受益人)的银行后，银行会做通知，并交信用证连同通知转交出口商。
此外，在实务中偶然还会有见到其他的单据，例如：
海关发票(Customs Invoice)
海关发票是出口商应进口商海关要求出具的一种单据，基本内容同普通的商业发票类似，其格式一般由进口国海关统一制定并提代，主要是用于进口国海关统计、核实原产地、查核进口商品价格的构成等。其格式可在各国海关的网站上下载。例如加拿大海关发
领事发票(Consular Invoice)
由 进口国驻出口国的领事出具的一种特别印就的发票。这种发票证明出口货物的详细情况，为进口国用于防止外国商品的低价倾销，同时可用作进口税计算的依据，有 助于货物顺利通过进口国海关。出具领事发票时，领事馆一般要根据进口货物价值收取一定费用。这种发票主要为拉美国家所采用。
汇票(Draft)
汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限(即期或远期)对指定的受款人我条件支付一定金额的指令。一般出现在信用证操作中，由银行提供空白票据，出口商填写，付款人签字以确认付款。
了解这些单证知识以后，我们对外贸就有个清晰的流程概念了：
1.外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。
2.交易确认以后，制作外贸合同。
3.准备交货的.时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。
4.报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。
5.交货付运后，得到三证三副提单。
6.制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。
7.凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。
无 论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求，相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则，是 “单证一致，单单一致”，即单证制作符合信用证要求(在信用证操作时)，同一套的单据间，在相同栏目的内容一致。比如，货物的数量，无论在发票、装箱单还 是其他单据的数量栏中，填写都应一致，包括计量单位;在提单中显示了唛头(货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号)，发票中就不能显示“N/M”(无唛 头)。
此外，每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期：
发票(INVOICE)日期一般早于所有单证;
装箱单(PACKING LIST)一般与发票同日，必须在提单日之前;
提单日(ON BOARD DATE)不能超过L/C规定的装运期;
保单(INSURANCE POLICY)的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票;
产地证(C/O、FORMA)不早于发票日期，不迟于提单日;
商检证(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日;
受益人证明(BENEFICIARY CERTIFICATION等于或晚于提单日;
船公司证明(FORWARDER CERTIFICATION)：等于或早于提单日;
汇票(DRAFT)日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。
单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述 等。具体制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生 成。
除了制单人为错误外，因为外贸过程中环节甚多，不同部门的操作中难免会有疏漏误差，或因情况改变而导致的错误。比如，原定出货100箱，也按照这个数量制作 了商检和报关，可实际装运的时候发现仓库记录错误，实际发货量只有98箱，或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形，可以视情况灵活处理。信用证 项下操作的，完全依靠信用证制单;非信用证的，根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。所谓将错就错，就是虽然 与实际不符，仍按照事先约定的条件制单，因此赞成的影响另外与客户协商解决。比如，在货物短少的情况下，仍按照全数缮制单证。
所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单 证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。此外，因 为报关等数据失误，导致实际收汇和报关金额不一致，会影响核销。一般的做法，在数额差别不大，比如2000美金以内，仍可以核销。亦可截长补智囊，把多收 的钱弥补其他少收的钱，把帐目做平。最后，还有一个可能会犯的低级错误，单证遗失。
单证遗失事故的处理
单证遗失，可能是由于出口商制作和保管单证不善赞成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制 度尚不完善，一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。因此，发生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要靠 自己去尽力补救。
首 先要防患于未然，企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递堆积。业务员自己缮制保管单证的，要注意归档管理。老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案， 列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。公司有专门的单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转 交过程中的“真空”缺漏。
所有的单据，都复印一份，以备万一出纰漏时可以对照原单处理。
单证遗失后，要第一时间处理。属于自己缮制的发票装箱单等，即刻补制，属于国家机构或第三方出具的，及时通知出具人，办理补单手续。详细如下：
报关单据的遗失
发票等单据在报关前遗失的，尽量自己补发并快递给报关代理人。如果是长期合作的报关代理人，不妨预先留几份签章空白发票箱单等，以便急需时由报关代理人帮忙 填写。这在外贸操作中比较常见。但这样做的风险很大，存在着报关代理人私用于伪造单据的可能。随付报关的核销单遗失，必须将所遗失的核销单立即报告外汇管 理局，登报声明作废，再另外出具一份核销单。海关已签发的报关单证明联、核销联遗失，可以向海关提出书面申请补签，并随附有关证明材料，海关审核同意后， 可予以补签。海关在证明联、核销联上注明“补签”字样，并按规定收取工本费。
提单的遗失
提单遗失后，可以通过货代补发提单，或电放(收货人无需正本提单，凭货代电报指示放货)形式解决。但办理起来较为棘手，各个船公司规定不同，通常根据与出口 商的关系而定。因为补发提单对货代而言风险很大，如果因此出现冒领或其他纠纷----比如出口商恶意欺诈，将原提单交付客户或银行以后，谎称遗失，借以扣 留货物----货代难脱干系。特别地，如果是“记名提单”(即提单上限定具体的提货人)比较好办，只要提货人证明自己身份即可电放，但如果是“指示提单” (即提单上暂未指定收货人，这一点在本书后面的货运章节中将详细解释)就麻烦了。如果货代信任发货人，那么通常发货人一封保函(担保因此出现的所有责任由 发货人自己承担)即可解决;而如果彼此不熟悉，则货代通常会要求在出具保函的同时提供相当于货值或双倍的担保金，担保金期限甚至长达一年。这对于货主而言 将是个沉重的负担。
曾有过一个实例：
一份指示提单在交付快递公司后遗失，发货人请求电放，船公司求发货人首先提供遗失声明，再到公安局报案，取得报案登记后，在船公司指定的刊物上声明提单作 废，最后再交纳200%的货值担保金。最后在买卖双方的配合下，因提货人信誉不错，船公司才最终许可免交了担保金，但此过程也耗时耗力。提单一般三正三副，因此，除非客户要求“全套提单”，否则尽量争取保留一份正本提单，避免遗失风险。
原产地证的遗失或修改
如果因实际交货与申报的不符，或有其他错漏，需要修改补充原产地证内容，必须申明更改理由并提供依据，经签证机构审查符合要求后，重新办理申请手续，收回原 发原产地证，换发新证。如已签发的原产地证遗失或损毁，从签发之日起半处内，申请单位必须向签证机构申明理由并提供依据，经签证机构审查同意后重新办理申 请手续。签证机构在新签证书上注明“XX年XX月XX日原发XX号原产地证作废”。这里说的签证机构，可以是进出口商品检验检疫局，也可以是各地的贸易促 进会。单证缮制正确完整，就为收取货款奠定了基础。然而，如何在交付货物单证后顺利收回货款，仍是我们特别需要重视的。货款不能及时、安全收回，所有业务 都是一场空。前面我们曾说过，为保障出口商收回货款，理论上通行的做法是信用证。实际上除了信用证外，还有几种结算方式。不过信用证始终算最安全、最有保障的----当然，也是手续费最贵的。
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单证员操作指导：被拒付出口单据中常见不符点原因
主标题（又称一级标题）为二号宋体加粗。
二级标题为三号黑体。
三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
以上为政府公文规定，且主标题以外的部分的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。
打印word类文件的正文一般是用宋体五号，或是仿宋小四，这两种是比较常见的。
扩展资料
Word提供多种多样的打印
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如果文章只有1节，要打印1、3页，以及5~12页，那个对话框已经非常清晰的示范了。
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4、双面打印
所谓双面打印就是纸的正反两面都打印以节省纸张，点击打印右上方的手动双面打印。必要时还可以点击选项里的双页面打印选项进行进一步的操作。
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在对外出口贸易使用信用证结算方式的情况下，“单证一致”是安全和及时收汇的前提条件。然而，外贸公司所交出口单据常因“不符点”遭国外开证行拒付，影响了收汇。因此，本文对其中三种主要单据的常见不符点略作分析，并提出几点建议，以供参考。
一、商业发票
⑴ INVOICE SHOWING BENEFICIARY'S NAME PRINTED DIFFER FROM L/C.
（发票显示受益人之印刷名称与信用证不一致。）
这个不符点的出现是由于外贸公司习惯使用印有公司固定名称的发票，但来证中指明的公司名称与其印刷名称不完全相符所致。例如，某外贸公司旧名称为“CHINA NATIONAL NATIVE PRODUCE AND ANIMAL BY-PRODUCTS IMPORT AND EXPORT CORPORATION GUANGXI BRANCH, BEIHAI GUANGXI”。外贸体制改革后，新名称为“GUANGXI NATIVE PRODUCE I/E CORP. BEIHAI SUB-BRANCH BEIHAI GUANGXI CHINA”。这样，该外贸公司在制单时，沿用了印有旧名称的发票，而在签署时采用信用证规定的新名称，故自相矛盾，授人以柄。
⑵ SIGNED INVOICE SUBMITTED INSTEAD OF SIGNED COMMERCIAL INVOICE NAME OF DOCUMENTS TITLE DIFFER FROM L/C.
（所交签署发票取代了签署商业发票，单据标题与信用证不同。）
目前来证中一般要求提交签署商业发票（SIGNED COMMERCIAL INVOICE），但不少外贸公司所开发票没有商业（COMMERCIAL）一词，严格地说，乃是单证不一致。
⑶ INVOICE SHOWING "E. AND O. E." SHOULD BE DELETED.
（发票显示的“错漏当查”应删去。）
按照跟单信用证统一惯例中要求单证严格一致的付款原则，任何单据都不应表示有任何错漏的文字。故外贸公司习惯使用印有“E. AND O. E.”（错漏当查）字样的发票制单，是违反国际惯例的。
⑷ 3/4 INVOICE NOT MANUALLY SIGNED.
（四份发票中的三份没有手签。）
这并非指发票漏签字，而是特指在四联发票中，仅有第一联手签，其它三联为复写签字。有些外贸公司人员制单时，贪图方便，使用复写纸一次性签名，有违信用证要求单据手签的规定。
⑸ INVOICE SHOWING GOODS DESCRIPTION NOT AS PER L/C'S STIPULATION.
（发票显示的货物描述未按信用证规定。）
根据《统一惯例》要求，商业发票上对货物描述说明，包括商品名称、种类、规格等应与信用证规定一致，它可比信用证的说明更为详细，但不可简略。然而，某些外贸公司人员在缮制发票时，常将货名打错，或对货物描述简单化，不按信用证有关规定做，比如有一份来证要求货物描述为：“CHINESE GUM ROSIN (OFF GRADE). F CHITTAGONG AS PER INDENT NO. XXX”（意即：按某合约号要求，中国统级松香；包装：用镀锌铁桶，净重每桶225公斤；数量：18吨；单价：每吨475美元，C&F吉大港）。但当公司人员制单时，漏打了“GUM”一词，尽管“ROSIN ”和“GUM ROSIN”二者中译名均为“松香”，但由于信用证要求的是后者，故仅打“ROSIN ”一词是不符合信用证规定的。
二、提单
⑴ B/L SHOWING ON BOARD NOTATION NOT AUTHENTICATED.
（提单显示的装船附注未经证实。）
《统一惯例》要求“已装船提单”（ON BOARD B/L）必须盖章注明“SHIPPED ON BOARD”或“LOADED ON BOARD THE VESSEL...AT (PORT) ON (DATE)”，把装船的日期、港口和船名都表示出来。对于提单上用铅字印好“SHIPPED ON BOARD IN GOOD CONDITION...”等字样的只要加盖日期就是“已装船提单”。而对于收妥备运提单（RECEIVED FOR SHIPMENT B/L）加注“ON BOARD NOTATION”（装船附注），注明装船日期与船名，并由承运人签署，就变成“已装船提单”。在信用证要求“已装船”海运提单时，有些外贸公司提交的海运提单虽有“ON BOARD”字样，但没有加注日期及签署证实，故易被误为备运提单而遭拒付。
⑵ RUBBER STAMP SIGNATURE ON B/L.
（提单上以橡皮章签名。）
按国际上商业惯例，单据一般须手签才具法律效力。但至今仍有不少运输单据，特别是海运提单习惯以橡皮章代替手签，这是不符合国际商业惯例的，尤其提单是作为一种物权凭证，其正式签署的重要性不可掉以轻心。
⑶ BILL OF LADING IS ISSUED BY FREIGHT FORWARDER, THIS WAS PROHIBITED BY L/C.
（提单由运输行出具，这是信用证所禁止的。）
《统一惯例》第25条阐明：“除非信用证另有规定，银行将拒绝接受运输行签发的运输单据”。这是因为运输行本身不经营船运业务，并不拥有运输工具，不承担运输责任，只是作为牵揽货运业务的中介人，故无权签发海运提单。如有些来证明确规定：“BILL OF LADING ISSUED BY FORWARDING AGENTS/ FREIGHT FORWARDERS ACTING AS CARRIER AGENTS/ CARRIERS ARE NOT ACCEPT.”（意即：不接受由运输行或运输代理人作为承运人或承运代理人开具的提单。）这时更须注意。有时尽管提单签发者并非运输行，但因没有注明本身为承运人或具名承运人的代理人而被误作运输行。
⑷ B/L DOES NOT EVIDENCE SHIPMENT IN CONTAINER.
（提单没有证实用集装箱装运。）
集装箱提单有两种，一是专用集装箱提单格式；二是在普通提单上加集装箱批注。根据《统一惯例》要求，信用证上的有关规定须有相应的单据显示或证实。故当信用证规定用集装箱装运时，若使用普通提单，应在上面注明“SHIPMENT IN CONTAINER”字样，否则，会被认为没有按信用证规定办。
⑸ SECOND B/L NOT MARKED AS ORIGINAL.
（第二份提单没有注明为正本。）
通常海运提单均明确正本提单份数，正本显示“ORIGINAL”字样，随着影印、电脑等自动化操作方法的日益普及，使“一步制单法”成为现实，多份正本可一次制作完成。但作为正本的单据，应注明“ORIGINAL”字样，以区分其副本（COPY），必要时并表明业经证实者。所以，当提单采用复印或复写方法制作时，若不特别加注正本章，则会被误为副本而遭异议。
三、保险单或保险凭证
⑴ RUBBER STAMP SIGNATURE ON CERTIFICATE OF INSURANCE.
（保险凭证上用橡皮章签名。）
保险公司习惯使用橡皮章作正式签署，虽然已被大多数银行接受，但有些国家的银行仍会以此为借口拒受单据。尽管《统一惯例》有关条款曾决定，“银行不应以保险公司或其代理人签字系预先印就者为借口而拒受该保险单据”，但一旦信用证明确规定：“ALL DOCUMENTS MUST BE MANUALLY SIGNED”（意即：所有单据必须手签）时，采用橡皮章代签名将遭拒付。
⑵ INSURANCE POLICY HAVE CARBON COPY (NOT ORIGINAL) ENDORSEMENT.
（保险单有复写的－－而非原始的－－背书。）
单据背书是一种转让行为，代表某种权利的让渡，其手签的重要性和必要性不言而喻，故使用复写签署是不符合背书原则的。
⑶ INSURANCE CERT. SHOWING COVERED DATE IS LATER THAN B/LADING DATE.
（保险证明书上投保日期迟于提单日期。）
《统一惯例》要求保险单据的日期应在货物装运日期之前，至少不迟于装运日期。这是为了保障被保险人之权益。否则，被保险人之货物即有风险，银行将拒受该种保险单据。
⑷ INS POLICY I/O CERT SUBMITTED NOT SHOWING "IRRESPECTIVE OF PERCENTAGE" AND NOT COVER RISK OF TRANSHIPMENT.
（所交保险单代替保险证明书，没有显示“不计免赔率”，且没有投保转运险。）
尽管保险单和保险证明书二者均为保险单据，但使用哪一种必须看信用证具体规定，不要互相混用。“不计免赔率”是指货物受损后，不论程度如何保险公司均予赔偿，许多易碎商品如陶瓷的出口来证都有此条款要求，这是为了保护进口商的利益。投保转运险是为了使货物在转船途中遭意外损失时获得赔偿，假如遗漏了该险别，同样会增加进口商的风险，导致拒受单据。
纵观前述，出口单据中存在的问题可归纳为三个方面：一是单据本身的规范性问题；二是单据制作的标准化问题；三是单据签署的有效性问题。
针对以上问题，特建议外贸公司采取如下防范措施：
第一、出口单据应统一使用标准格式。如商业发票函头上只印上“COMMERCIAL INVOICE”字样，略去公司名称，删掉“E. & O. E.”字样，其它单据亦可视具体情况规范地印制，这可方便公司制单和银行审单，减少差错。
第二、制单时应注意信用证的基本要求和特殊要求。如发票上的货物描述要与信用证严格一致，单据要由信用证指定的当事人出具，对于信用证要求以集装箱装运或其它要求，必须在相关的单据上证实或说明，以减少不必要的误会或麻烦。
第三、单据签署应一律手签。避免使用复写或橡皮章代签名，以强调单据的真实性和有效性，让对方无可挑剔，从而有利于加速收汇，维护国家和集体利益。