商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性
〔一)语气口语性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
(二)内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
(四)主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
(五)格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
(七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。
(一)信头
信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1.发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2.标题
作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：
(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2)先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。
3.函号
函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx) “函第x号”的形式;二是采用直接编号的形式，如“第x号”。
4.称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：
(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5.收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
(二)正文
正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：
(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1.祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：
(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”等。
(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
2.签署
签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。
3.日期
日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：
(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如2008 年8月18日。
(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如2008年08月18日。
无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如2008年08月08日，不能写成“08年08月08日”。
4.附件
附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。
范文：
道歉函
xx市兴达贸易有限公司：
贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司
20xx年8月9日
外贸电函的格式
Dear Mr/Mrs.XXX
How are u ?
Glad to hear that you 're market in tyre.
We are specialize in this field for many years,with the strength of STAY WILDESS tyre,withe high quality and competitive price.
Should have any question,please contact me !
Hope to get some good news from you.
Reds!
XXX
这封发完，再马上再发一封产品介绍信，附上公司较为优秀的产品及相关报价单，技术参数之类的~！
外贸催款函范文
电子信函在文法上的10项注意
给各位一点提示
1.切忌主客不分或模糊。例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)
2.句子不要凌碎。例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.
3.结构对称,令人容易理解。例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如: An authorized person must show that they have security clearance.
5.动词主词要呼应。想想这两个分别: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.
6.时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7.标点要准确。例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
9.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。
10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
以下是整理的《外贸催款函范文》，希望大家喜欢！
外贸英语函电：催款函范文文体介绍
催款函是卖放在规定期限内未收到货款，提醒或催促买方付款的函件。
写此类催款函要求文字简练、意思清楚;同时要求语气诚恳、体贴，彬彬有理。不可轻易怀疑对方故意拖欠不付，以免伤害对方感情，不利于达到索款的目的，或妨碍以后的业务。对于某些屡催不付，故意逃款的客户，语气则要强硬，措辞坚决。总之索款要把握一个原则：既要达到索款目的，又要与客户保持友好关系。
外贸英语函电：催款函范文实用范例
(1)subject: Demanding Overdue Payment
Dear Sirs,
Account No.8756
As you are usually very prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any special reason why we have not received payment of the above account, already a month overdue.
We think you may not have received the statement of account we sent you on 30th August showing the balance of US$ 80,000 you owe. We send you a copy and hope it may have your early attention.
Yours faithfully,
xxx
催款函主题：索取逾期账款
亲爱的先生：
第8756号账单
鉴于贵方总是及时结清项目，而此次逾期一个月仍未收到贵方上述账目的欠款，我们想知道是否有何特殊原因。
我们猜想贵方可能未及时收到我们8月30日发出的80，000美元欠款的账单。现寄出一份，并希望贵方及早处理。
你真诚的xxx
(2)Subject: Urging Payment
Dear Sirs,
Account No.8756
Not having received any reply to our E-mail of September 8 requesting settlement of the above account, we are writing again to remind you that the amount still owing is US$ 80,000. No doubt there is some special reason for delay in payment and we should welcome an explanation and also your remittance,
Yours faithfully,
xxx
催款函主题：再次索取欠款
亲爱的先生：
第8756号账单
未见贵方对我们9月8日来信要求结算一事之回复。我们再次来函提醒贵方，欠款为80，000美元。毫无疑问，一定有特殊原因使贵方延误付款，我们期待贵方说明原因并寄上汇款。
你真诚的xxx
(3)Subject: Insisting on Payment
Dear Sirs,
Account No.8756
It is very difficult to understand why we have not heard from you in reply to our two E-mail of 8th and 18th September for payment of the sum US$ 80,000 you are still owing. We had hoped that you would at least explain why the account continues to remain unpaid.
I am sure you will agree that we have shown every consideration and now you fail to reply to our earlier requests for payment, I am afraid you leave us no choice but to take other steps to recover the amount due.
We are most reluctant to do anything from which your credit and reputation might suffer and even now we prepare to give you a further opportunity to put the matter right.We therefore propose to give you 15 days to clear your account,
Yours faithfully,
xxx
催款函主题：三度索取欠款
亲爱的先生：
第8756号账单
我们于9月8日及9月18日两次去函要求结付80，000美元欠款，单至今未收到贵方任何答复，对此我们感到难于理解。我们希望贵方至少得解释为什么账款至今未付。
我想你们也知道我们对贵方多方关照，但你们对我们先前的两次询函不作答复。你们这样做恐怕已经使我们别无选择，只能采取其他步骤来收回欠款。
我们极不愿意做任何损害你们信誉的任何事情。即使现在我们还准备再给你们一次机会来挽回此事。因此，我们再给你们15天时间来结清账目。
外贸英语函电催款函典型句型
(1)The following items totaling $4000 are still open on your account.
你的欠款总计为4000美元。
(2)It is now several weeks since we sent you our first invoice and we have not yet received your payment.
我们的第一份发票已经寄出有好几周了，但我们尚未收到你的任何款项。
(3)I’m wondering about your plans for paying your account which,as you know,is now over 40 days ast due.
我想了解一下你的付款计划，要知道，你的付款已经逾期40多天了。