1.客户询盘:一般在客户下purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Performa Invoice给客户做正式报价。
3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7. 验货:
7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件。工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10. 租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11. 安排拖柜:
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,(报关委托书、箱单、发票、合同、核销单)内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13. 获得运输文件:
13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14. 准备其他文件
14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。
15.交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15 3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助
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跟单员知识辅导:外贸跟单
外贸单证员的工作内容包含以下几点:
1、审证:主要是审核信用证的各项条款是否与合同相符,对不同的条款或其他不能接受的条款应及时提出并要求对方修改;
2、制单,这方面主要讲究的是单据内容正确、完整、简洁,单据齐全,并在规定时间内完成;审单,对单据进行认真仔细的审核;
3、交单,这是银行结汇的前提,内容正确完整,提交及时;归档,就是将一份完整的单据副本归档保存。
外贸单证是指进出口业务中使用的各种单据和证书,买卖双方凭借这些单证来处理货物的交付、运输、保险、商检和结汇等凭证。
外贸单证员是国际贸易的先行官。各种单证的操作实务既是外销、货代、报关和报检等"四大员"的重要组成部分,也是"四大员"入门的首要条件。
一、 外贸跟单与外贸跟单员的定义
(一)外贸跟单的概念:是外贸行业一个细分的从业岗位,也是外贸公司内部各部门之间、外贸公司与生产企业,外贸公司与客户、生产企业与客户之间联系与沟通的桥梁。
(二)外贸跟单员的概念(Quality Controller,QC)
1、定义:外贸跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同的外贸从业人员。
而外贸跟单中的?单?,则是指企业涉外合同或信用证项下的订单。与单证员的单不同。
2、定位:
外贸跟单员是协助外贸业务员开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的'业务助理。
二、外贸跟单的分类
1、按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。(重点)
? 前程跟单是指跟到出口货物交到指定出口仓库为止;
? 中程跟单是指跟到装船清关为止;
? 全程跟单是指跟到货款到账,合同履行完毕为止;
2、按商品类别分可分为纺织品跟单、服装跟单、鞋类跟单、玩具跟单、家具跟单等。
3、按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单
4、按具体业务环节分,可以分为运输跟单、原材料跟单、包装跟单、外包跟单、生产跟单、样品跟单
5、根据货物的流向,可以分为出口跟单和进口跟单。
不管如何分类,外贸跟单的目标都是相同的:按质、按量、按时将订单项下的商品交到采购商手中。
三、外贸跟单详细流程
1.客户下订单。
2.电传工厂安排货物确定产装时间。
3.安排船期订舱:(如果是送货要写送货通知书)。
4.电传标签到工厂。
5.订舱,托书传真货代。
6.核销单备案:(电子口岸备案)
7.将报关单据在合理日期寄送给货代:(一般先邮寄报关委托书和核销单,记下核销单号码,其余 资料可以传真)(合同,核销单一式三联,发票,装箱单,报关委托书1份,报关单2份<;自己填写1份,空白1份)。
8.办理保险并审核确认:(开船之前;投保金额不留小数,有小数的均进一位。)
9.提单审核确认:(临近装船时;非正式的,要显示集装箱号,得知船名航次,审完单后要求出正本。)
10.办产地证:(开船之前;产地证打印)在贸促会办理登记盖章。
所需资料:一般原产地证书/加工装配证明书申请书,原产地证,商业发票。产地证日期应与发票签发日期一致。
11.包装申明缮制。
12.提单寄到后做客户单据:发票,装箱单,B/L,原产地证,保单,检验合格单,检验证书,包装申明。
13.催款。
14.外汇申报:(银行通知有外汇进账,填写涉外收入申请表到银行国际结算中心办理,根据贷记通知单补填单号,拿贷记通知单。)
15.核销:(先到银行国际结算中心水单,补填相应的核销单号码后经银行盖章。)
收汇核销所需资料:
①核销单
②报关单(核销专用联)(已盖章)
③银行结汇水单
④出口收汇核销报告表(一式两份)
到外汇管理科,拿资料去盖章,回一联出口收汇核销报告表(已盖章),核销单(已盖章),在相应的核销单核销专用联,退税专用联上加盖"已核销"印章,将正常核销资料退还并由经办人在(出口收汇核销报告表)上签收。
16.叫工厂开增票:(开过的增票要去税务局认证,盖已认证印章。)
17.出口退税:
所需资料一份:
①申报出口退税资料交接表 2份
②外贸企业出口退税汇总申请表