为统一进出口货物报关单填报要求，保证报关单数据质量，根据《海关法》及有关法规，制定本规范。
本规范在一般情况下采用“报关单”或“进口报关单”、“出口报关单”的提法，需要分别说明不同要求时，则分别采用以下用语：
1、报关单录入凭单：指申报单位按海关规定的格式填写的凭单，用作报关单预录入的依据（可将现行报关单放大后使用）。
2、预录入报关单：指预录入公司录入、打印，并联网将录入数据传送到海关，由申报单位向海关申报的报关单。
3、EDI报关单：指申报单位采用EDI方式向海关申报的电子报文形式的报关单及事后打印、补交备核的书面报关单。
4、报关单证明联：指海关在核实货物实际入、出境后按报关单格式提供的证明，用作企业向税务、外汇管理部门办结有关手续的证明文件。
进出口货物报关单各栏目的填制规范如下：
一、预录入编号
指申报单位或预录入单位对该单位填制录入的报关单的编号，用于该单位与海关之间引用其申报后尚未批准放行的报关单。
报关单录入凭单的编号规则由申报单位自行决定。预录入报关单及EDI报关单的预录入编号由接受申报的海关决定编号规则，计算机自动打印。
二、海关编号
指海关接受申报时给予报关单的编号。
海关编号由各海关在接受申报环节确定，应标识在报关单的每一联上。
报关单海关编号为9位数码，其中前两位为分关（办事处）编号，第三位由各关自定义，后六位为顺序编号。各直属海关对进口报关单和出口报关单应分别编号，并确保在同一公历年度内，能按进口和出口唯一地标识本关区的每一份报关单。
各直属海关的理单岗位可以对归档的报关单另行编制理单归档编号。理单归档编号不得在部门以外用于报关单标识。
三、进口口岸/出口口岸
指货物实际进（出）我国关境口岸海关的名称。
本栏目应根据货物实际进（出）口的口岸海关选择填报《关区代码表》中相应的口岸海关名称及代码。
加工贸易合同项下货物必须在海关核发的《登记手册》（或分册，下同）限定或指定的口岸与货物实际进出境口岸不符的，应向合同备案主管海关办理《登记手册》的变更手续后填报。
进口转关运输货物应填报货物进境地海关名称及代码，出口转关运输货物应填报货物出境地海关名称及代码。按转关运输方式监管的跨关区深加工结转货物，出口报关单填报转出地海关名称及代码，进口报关单填报转入地海关名称及代码。
其他未实际进出境的货物，填报接受申报的海关名称及代码。
四、备案号
指进出口企业在海关办理加工贸易合同备案或征减、免、税审批备案等手续时，海关给予《进料加工登记手册》、《来料加工及中小型补偿贸易登记手册》、《外商投资企业履行产品出口合同进口料件及加工出口成品登记手册》（以下均简称《登记手册》）、《进出口货物征免税证明》（以下简称《征免税证明》）或其他有关备案审批文件的编号。
一份报关单只允许填报一个备案号。
具体填报要求如下：
1、加工贸易合同项下货物，除少量低价值辅料按规定不使用《登记手册》的外，必须在报关单备案号栏目填报《登记手册》的十二位编码。
加工贸易成品凭《征免税证明》转为享受减免税进口货物的，进口报关单填报《征免税证明》编号，出口报关单填报《登记手册》编号。
2、凡涉及减免税备案审批的报关单，本栏目填报《征免税证明》编号，不得为空；
3、无备案审批文件的报关单，本栏目免予填报。
备案号长度为12位，其中第1位是标记代码。备案号的标记代码必须与“贸易方式”及“征免性质”栏目相协调，例如：贸易方式为来料加工，征免性质也应当是来料加工，备案号的标记代码应为“B”。
五、进口日期/出口日期
进口日期指运载所申报货物的运输工具申报进境的日期。本栏目填报的日期必须与相应的运输工具进境日期一致。
出口日期指运载所申报货物的运输工具办结出境手续的日期。本栏目供海关打印报关单证明联用。预录入报关单及EDI报关单均免于填报。
无实际进出境的报关单填报办理申报手续的日期。
本栏目为6位数，顺序为年、月、日各2位。
六、申报日期
指海关接受进（出）口货物的收、发货人或其代理人申请办理货物进（出）口手续的日期。
预录入及EDI报关单填报向海关申报的日期，与实际情况不符时，由审单关员按实际日期修改批注。
本栏目为6位数，顺序为年、月、日各2位。
七、经营单位
经营单位指对外签订并执行进出口贸易合同的中国境内企业或单位。
本栏目应填报经营单位名称及经营单位编码。经营单位编码为十位数字，指进出口企业在所在地主管海关办理注册登记手续时，海关给企业设置的注册登记编码。
特殊情况下确定经营单位原则如下：
1、援助、赠送、捐赠的货物，填报直接接受货物的单位。
2、进出口企业之间相互代理进出口，或没有进出口经营权的企业委托有进出口经营权的企业代理进出口的，填报代理方。
3、外商投资企业委托外贸企业进口投资设备、物品的，填报外商投资企业。
八、运输方式
指载运货物进出关境所使用的运输工具的分类。
本栏目应根据实际运输方式按海关规定的《运输方式代码表》选择填报相应的运输方式。
特殊情况下运输方式的填报原则如下：
1、非邮政方式进出口的快递货物，按实际运输方式填报。
2、进出境旅客随身携带的货物，按旅客所乘运输工具填报。
3、进口转关运输货物，按载运货物抵达进境地的运输工具填报，出口转关运输货物，按载运货物驶离出境地的运输工具填报。
4、无实际进出境的，根据实际情况选择填报《运输方式代码表》中的运输方式“0”（非保税区运入保税区和保税区退仓）、“1”（境内存入出口监管仓库和出口监管仓库退仓）、“7”（保税区运往非保税区）、“8”（保税仓库转内销）或“9”（其他运输）。
九、运输工具名称
指载运货物进出境的运输工具的名称或运输工具编号。
本栏目填制内容应与运输部门向海关申报的载货清单所列相应内容一致。
一份报关单只允许填报一个运输工具名称。
具体填报要求如下：
1、江海运输填报船舶呼号（来往港澳小型船舶为监管簿编号+“/”+航次号）。
2、汽车运输填报该跨境运输车辆的国内行驶车牌号码+“/”+进出境日期（8位数字，即年年年年月月日日，下同）。
3、铁路运输填报车次（或车厢号）+“/”+进出境日期。
4、航空运输填报航班号+进出境日期+“/”+总运单号。
5、邮政运输填报邮政包裹单号+“/”+进出境日期。
6、进口转关运输填报转关标志“@”+转关运输申报单编号；出口转关运输只需填报转关运输标志“@”。
7、其他运输填报具体运输方式名称，例如：管道、驮畜等。
8、无实际进出境的加工贸易报关单按以下要求填报：
加工贸易深加工结转及料件结转货物，应先办理结转进口报关，并在结转出口报关单本栏目填报转入方关区代码（前两位）及进口报关单号，即“转入XX（关区代码）XXXXXXXXX（进口报关单号）”。按转关运输货物办理结转手续的，按上列第6项规定填报。
加工贸易成品凭《征免税证明》转为享受减免税进口货物的，应先办理进口报关手续，并在出口报关单本栏目填报进口方关区代码（前两位）及进口报关单号。
上述规定以外无实际进出境的，本栏目为空。
十、提运单号
指进出口货物提单或运单的编号。
本栏目填报的内容应与运输部门向海关申报的载货清单所列相应内容一致。
一份报关单只允许填报一个提运单号，一票货物对应多个提运单时，应分单填报。
具体填报要求如下：
1、江海运输填报进口提单号或出口运单号。
2、汽车运输免于填报。
3、铁路运输填报运单号。
4、航空运输填报分运单号，无分运单的填报总运单号。
5、邮政运输免于填报。
6、无实际进出境的，本栏目为空。
进出口转关运输免于填报。
十一、收货单位/发货单位
收货单位指已知的进口货物在境内的最终消费、使用单位，包括：
1、自行从境外进口货物的单位。
2、委托有外贸进出口经营权的企业进口货物的单位。
发货单位指出口货物在境内的生产或销售单位，包括：
1、自行出口货物的单位。
2、委托有外贸进出口经营权的企业出口货物的单位。
本栏目应填报收、发货单位的中文名称或其海关注册编码。
加工贸易报关单的收、发货单位应与《登记手册》的“货主单位”一致。
十二、贸易方式（监管方式）
本栏目应根据实际情况，并按海关规定的《贸易方式代码表》选择填报相应的贸易方式简称或代码。
一份报关单只允许填报一种贸易方式。
加工贸易报关单特殊情况下填报要求如下：
1、少量低值辅料（即5000美元以下，78种以内的低值辅料）按规定不使用《登记手册》的，辅料进口报关单填报“低值辅料”。使用《登记手册》的，按《登记手册》上的贸易方式填报。
2、三资企业按内外销比例为加工内销产品而进口的料件或进口供加工内销产品的料件，进口报关单填报“一般贸易”。
三资企业为加工出口产品全部使用国内料件的出口合同，成品出口报关单填报“一般贸易”。
3、加工贸易料件结转或深加工结转货物，按批准的贸易方式填报。
4、加工贸易料件转内销货物（及按料件补办进口手续的转内销成品）应填制进口报关单，本栏目填报“（来料或进料）料件内销”；加工贸易成品凭《征免税证明》转为享受减免税进口货物的，应分别填制进、出口报关单，本栏目填报“（来料或进料）成品减免”。
5、加工贸易出口成品因故退运进口及复出口以及复运出境的原进口料件退换后复运进口的，填报与《登记手册》备案相应的退运（复出）贸易方式简称或代码。
6、备料《登记手册》中的料件结转入加工出口《登记手册》的，进出口报关单均填报为“进料余料结转”。
7、保税工厂加工贸易进出口货物，根据《登记手册》填报相应的来料或进料加工贸易方式。
十三、征免性质
指海关对进出口货物实施征、减、免税管理的性质类别。
本栏目应按照海关核发的《征免税证明》中批注的征免性质填报，或根据实际情况按海关规定的《征免性质代码表》选择填报相应的征免性质简称或代码。
加工贸易报关单本栏目应按照海关核发的《登记手册》中批注的征免性质填报相应的征免性质简称或代码。特殊情况下填报要求如下：
1、保税工厂经营的加工贸易，根据《登记手册》填报“进料加工”或“来料加工”。
2、三资企业按内外销比例为加工内销产品而进口料件，填报“一般征税”或其他相应征免性质。
3、加工贸易转内销货物，按实际应享受的征免性质填报（如一般征税、科教用品、其他法定等）。
4、料件退运出口、成品退运进口货物填报“其他法定”。
5、加工贸易结转货物本栏目为空。
一份报关单只允许填报一种征免性质。
十四、征免比例/结汇方式
征免比例仅用于“非对口合同进料加工”贸易方式下（代码“0715”）进口料、件的进口报关单，填报海关规定的实际应征税比率，例如5%填报5，15%填报15。
出口报关单应填报结汇方式，即出口货物的发货人或其代理人收结外汇的方式。本栏目应按海关规定的《结汇方式代码表》选择填报相应的结汇方式名称或代码。
十五、许可证号
应申领进（出）口许可证的货物，必须在此栏目填报外经贸部及其授权发证机关签发的进（出）口货物许可证的编号，不得为空。
一份报关单只允许填报一个许可证号。
十六、起运国（地区）/运抵国（地区）
起运国（地区）指进口货物起始发出的国家（地区）。
运抵国（地区）指出口货物直接运抵的国家（地区）。
对发生运输中转的货物，如中转地未发生任何商业性交易，则起、抵地不变，如中转地发生商业性交易，则以中转地作为起运/运抵国（地区）填报。
本栏目应按海关规定的《国别（地区）代码表》选择填报相应的起运国（地区）或运抵国（地区）中文名称或代码。
无实际进出境的，本栏目填报“中国”（代码“142”）。
十七、装货港/指运港
装货港指进出口货物在运抵我国关境前的最后一个境外装运港。
指运港指出口货物运往境外的最终目的港；最终目的港不可预知的，可按尽可能预知的目的港填报。
本栏目应根据实际情况按海关规定的《港口航线代码表》选择填报相应的港口中文名称或代码。
无实际进出境的，本栏目填报“中国境内”（代码“0142”）。
十八、境内目的地/境内货源地
境内目的地指已知的进口货物在国内的消费、使用地或最终运抵地。
境内货源地指出口货物在国内的产地或原始发货地。
本栏目应根据进口货物的收货单位、出口货物生产厂家或发货单位所属国内地区，并按海关规定的《国内地区代码表》选择填报相应的国内地区名称或代码。
十九、批准文号
进口报关单本栏目用于填报《进口付汇核销单》编号。
出口报关单本栏目用于填报《出口收汇核销单》编号。
二十、成交方式
本栏目应根据实际成交价格条款按海关规定的《成交方式代码表》选择填报相应的成交方式代码。
无实际进出境的，进口填报CIF价，出口填报FOB价。
二十一、运费
本栏目用于成交价格中不包含运费的进口货物或成交价格中含有运费的出口货物，应填报该份报关单所含全部货物的国际运输费用。可按运费单价、总价或运费率三种方式之一填报，同时注明运费标记，并按海关规定的《货币代码表》选择填报相应的币种代码。
运保费合并计算的，运保费填报在本栏目。
运费标记“1”表示运费率，“2”表示每吨货物的运费单价，“3”表示运费总价。例如： 5%的运费率填报为5；
24美元的运费单价填报为502/24/2；
7000美元的运费总价填报为502/7000/3。
二十二、保费
本栏目用于成交价格中不包含保险费的进口货物或成交价格中含有保险费的出口货物，应填报该份报关单所含全部货物国际运输的保险费用。可按保险费总价或保险费率两种方式之一填报，同时注明保险费标记，并按海关规定的《货币代码表》选择填报相应的币种代码。
运保费合并计算的，运保费填报在运费栏目中。
保险费标记“1”表示保险费率，“3”表示保险费总价。
例如：3‰的保险费率填报为0.3；10000港元保险费总价填报为110/10000/3。
二十三、杂费
指成交价格以外的、应计入完税价格或应从完税价格中扣除的费用，如手续费、佣金、回扣等，可按杂费总价或杂费率两种方式之一填报，同时注明杂费标记，并按海关规定的《货币代码表》选择填报相应的币种代码。
应计入完税价格的杂费填报为正值或正率，应从完税价格中扣除的杂费填报为负值或负率。
杂费标记“1”表示杂费率，“3”表示杂费总价。
例如：应计入完税价格的1.5%的杂费率填报为1.5；应从完税价格中扣除的1%的回扣率填报为-1；应计入完税价格的500英镑杂费总价填报为303/500/3。
二十四、合同协议号
本栏目应填报进（出）口货物合同（协议）的全部字头和号码。
二十五、件数
本栏目应填报有外包装的进（出）口货物的实际件数。特殊情况下填报要求如下：
1、舱单件数为集装箱（TEU）的，填报集装箱个数。
2、舱单件数为托盘的，填报托盘数。
本栏目不得填报为零，裸装货物填报为1。
二十六、包装种类
本栏目应根据进（出）口货物的实际外包装种类，按海关规定的《包装种类代码表》选择填报相应的包装种类代码。
二十七、毛重（公斤）
指货物及其包装材料的重量之和。
本栏目填报进（出）货物实际毛重，计量单位为公斤，不足一公斤的填报为1。
二十八、净重（公斤）
指货物的毛重减去外包装材料后的重量，即商品本身的实际重量。
本栏目填报进（出）口货物的实际净重，计量单位为公斤，不足一公斤的填报为1。
二十九、集装箱号
集装箱号是在每个集装箱箱体两侧标示的全球唯一的编号。
本栏目用于填报和打印集装箱编号及数量。集装箱数量四舍五入填报整数，非集装箱货物填报为0。
例如：TBXU3605231*1（1）表示1个标准集装箱；TBXU3605231*2（3）表示2个集装箱，折合为3个标准集装箱，其中一个箱号为TBXU3605231。
在多于一个集装箱的情况下，其余集装箱编号打印在备注栏或随附清单上。
三十、随附单据
指随进（出）口货物报关单一并向海关递交的单证或文件，合同、发票、装箱单、许可证等的必备的随附单证不在本栏目填报。
本栏目应按海关规定的《监管证件名称代码表》选择填报相应证件的代码。
三十一、用途/生产厂家
进口货物填报用途，应根据进口货物的实际用途按海关规定的《用途代码表》选择填报相应的用途代码，如“以产顶进”填报“13”。
生产厂家指出口货物的境内生产企业，本栏目供必要时手工填写。
三十二、标记唛码及备注
本栏目上部用于打印以下内容：
1、标记唛码中除图形以外的文字、数字。
2、受外商投资企业委托代理其进口投资设备、物品的外贸企业名称。
3、加工贸易结转货物及凭《征免税证明》转内销货物，其对应的备案号应填报在本栏目，即“转至（自）XXXXXXXXXXXX手册”。
4、其他申报时必须说明的事项。
本栏目下部供填报随附单据栏中监管证件的编号，具体填报要求为：监管证件代码+“:”+监管证件号码。一份报关单多个监管证件的，连续填写。
一票货物多个集装箱的，在本栏目打印其余的集装箱号（最多160字节，其余集装箱号手工抄写）。
三十三、项号
本栏目分两行填报及打印。
第一行打印报关单中的商品排列序号。
第二行专用于加工贸易等已备案的货物，填报和打印该项货物在《登记手册》中的项号。
加工贸易合同项下进出口货物，必须填报与《登记手册》一致的商品项号，所填报项号用于核销对应项号下的料件或成品数量。特殊情况下填报要求如下：
1、深加工结转货物，分别按照《登记手册》中的进口料件项号和出口成品项号填报。
2、料件结转货物，出口报关单按照转出《登记手册》中进口料件的项号填报；进口报关单按照转进《登记手册》中进口料件的项号填报。
3、料件复出货物，出口报关单按照《登记手册》中进口料件的项号填报。
4、成品退运货物，退运进境报关单和复运出境报关单按照《登记手册》原出口成品的项号填报。
5、加工贸易料件转内销货物（及按料件补办进口手续的转内销成品）应填制进口报关单，本栏目填报《登记手册》进口料件的项号。
6、加工贸易成品凭《征免税证明》转为享受减免税进口货物的，应先办理进口报关手续。进口报关单本栏目填报《征免税证明》中的项号，出口报关单本栏目填报《登记手册》原出口成品项号，进、出口报关单货物数量应一致。
三十四、商品编号
指按海关规定的商品分类编码规则确定的进（出）口货物的商品编号。
加工贸易《登记手册》中商品编号与实际商品编号不符的，应按实际商品编号填报。
三十五、商品名称、规格型号
本栏目分两行填报及打印。
第一行打印进（出）口货物规范的中文商品名称，第二行打印规格型号，必要时可加注原文。
具体填报要求如下：
1、商品名称及规格型号应据实填报，并与所提供的商业发票相符。
2、商品名称应当规范，规格型号应当足够详细，以能满足海关归类、审价以及监管的要求为准。禁止、限制进出口等实施特殊管制的商品，其名称必须与交验的批准证件上的商品名称相符。
3、加工贸易等已备案的货物，本栏目填报录入的内容必须与备案登记中同项号下货物的名称与规格型号一致。
三十六、数量及单位
指进（出）口商品的实际数量及计量单位。
本栏目分三行填报及打印。
具体填报要求如下：
1、进出口货物必须按海关法定计量单位填报。法定第一计量单位及数量，打印在本栏目第一行。
2、凡海关列明第二计量单位的，必须报明该商品第二计量单位及数量，打印在本栏目第二行。无第二计量单位的，本栏目第二行为空。
3、成交计量单位与海关法定计量单位不一致时，还需填报成交计量单位及数量，打印在商品名称、规格型号栏下方（第三行）。成交计量单位与海关法定计量单位一致时，本栏目第三行为空。
加工贸易等已备案的货物，成交计量单位必须与备案登记中同项号下货物的计量单位一致，不相同时必须修改备案或转换一致后填报。
三十七、原产国（地区）/最终目的国（地区）
原产国（地区）指进出口货物的生产、开采或加工制造国家（地区）。
最终目的国（地区）指已知的出口货物的最终实际消费、使用或进一步加工制造国家（地区）。
本栏目应按海关规定的《国别（地区）代码表》选择填报相应的国家（地区）名称或代码。
加工贸易报关单特殊情况下填报要求如下：
1、料件结转货物，出口报关单填报“中国”（代码“142”），进口报关单填报原料件生产国。
2、深加工结转货物，进出口报关单均填报“中国”（代码“142”）。
3、料件复运出境货物，填报实际最终目的国；加工出口成品因故退运境内的，填报“中国”（代码“142”），复运出境时填报实际最终目的国。
三十八、单价
本栏目应填报同一项号下进（出）口货物实际成交的商品单位价格。
无实际成交价格的，本栏目填报货值。
三十九、总价
本栏目应填报同一项号下进（出）口货物实际成交的商品总价。
无实际成交价格的，本栏目填报货值。
四十、币制
指进（出）口货物实际成交价格的币种。
本栏目应根据实际成交情况按海关规定的《货币代码表》选择填报相应的货币名称或代码，如《货币代码表》中无实际成交币种，需转换后填报。
四十一、征免
指海关对进（出）口货物进行征税、减税、免税或特案处理的实际操作方式。
本栏目应按照海关核发的《征免税证明》或有关政策规定，对报关单所列每项商品选择填报海关规定的《征减免税方式代码表》中相应的征减免税方式。
加工贸易报关单应根据《登记手册》中备案的征免规定填报。
四十二、税费征收情况
本栏目供海关批注进（出）口货物税费征收及减免情况。
四十三、录入员
本栏目用于预录入和EDI报关单，打印录入人员的姓名。
四十四、录入单位
本栏目用于预录入和EDI报关单，打印录入单位名称。
四十五、申报单位
本栏目指报关单左下方用于填报申报单位有关情况的总栏目。
申报单位指对申报内容的真实性直接向海关负责的企业或单位。自理报关的，应填报进（出）口货物的经营单位名称及代码；委托代理报关的，应填报经海关批准的专业或代理报关企业名称及代码。
本栏目还包括报关单位地址、邮编和电话等分项目，由申报单位的报关员填报。
四十六、填制日期
指报关单的填制日期。预录入和EDI报关单由计算机自动打印。
本栏目为6位数，顺序为年、月、日各2位。
四十七、海关审单批注栏
本栏目指供海关内部作业时签注的总栏目，由海关关员手工填写在预录入报关单上。
其中“放行”栏填写海关对接受申报的进出口货物作出放行决定的日期。
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出口货物收汇情况表具体填写步骤如下：
1、填写表头：包括出口货物收汇情况表名称、填表单位、日期等信息；
2、填写出口货物信息：按照一定的格式，填写出口货物名称、出口国家、合同号、出口金额等信息；
3、填写收汇情况信息：根据银行提供的收汇信息，按照出口货物信息的顺序，逐一填写每笔出口货款的收汇情况，包括收汇日期、收汇金额、收汇银行、汇率、收汇方式等信息；
4、填写总计信息：在每个出口货物的收汇情况下方，需要填写该货物的总出口金额和总收汇金额，以及汇率和未收汇金额等信息；
5、填写表尾：在表格的末尾，需要填写该表格的统计信息，包括该表格的总出口金额、总收汇金额、未收汇金额等信息。
出口货物收汇标准是指对企业出口货款收汇的相关规定和要求，主要包括以下方面：
1、收汇时限：企业应当在货物出口后规定的时限内收到货款，一般情况下不超过180天。如果超过规定时限，企业应当及时向银行报告，说明原因并申请延期；
2、货款金额：企业应当按照合同约定或者出口货物的市场价格收取货款，并在收汇时依照当天的汇率将货款兑换成人民币。如果货款金额超过规定标准，企业应当向银行提供相关的证明文件和手续；
3、收汇方式：企业可以通过电汇、信汇、票汇等方式收取货款。如果货款金额超过规定标准，企业应当选择安全和便捷的方式进行收汇，并确保货款的真实性和合法性；
4、收汇登记：企业应当及时向银行报告收汇情况，并填写出口货物收汇情况表，以便银行核实和处理企业的出口货款收汇情况。同时，企业应当妥善保管与收汇相关的单据和证明文件。
综上所述，通过遵守出口货物收汇标准，企业可以规范出口货款收汇行为，避免出现不必要的风险和损失，同时也能提高出口货款的收汇效率和准确性。
法律依据：
《中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定》第二十五条
进出口货物的收发货人、受委托的报关企业到海关现场办理接单审核、征收税费及验放手续时，应当递交与电子数据报关单内容相一致的纸质报关单、国家实行进出口管理的许可证件以及海关要求的随附单证等。
第二十六条
向海关递交纸质报关单可以使用事先印制的规定格式报关单或直接在A4型空白纸张上打印。进口货物纸质报关单一式五联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、证明联（进口付汇用）。出口货物纸质报关单一式六联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、证明联（出口收汇用）、证明联（出口退税用）。
外贸中代表货物的这套单证，最基本的就是发票（Invoice）、装箱单（PackingList）和提单（BillofLoading）。这三种单证,是提货报关的基础。
其中最重要的是提单，因为它是提货证明，法律上的“物权凭证”，由国际海洋运输的正规船公司出具（或货物运输代理人出具，简称货代提单），一般是三正三副，任何一份正本都可以提货，而一旦提了货，其余两份正本就失效了。
发票和装箱单主要是用于说明货物情况，比如数量、价值等，不算什么强有力的法律文件，格式也较为随意，只要包含相关内容就行。咱们可以在电脑上用WORD来自己制作发票和装箱单，签字盖章即可。份数也不限定，多少都没关系，反正是咱们自己出具的。如果合同或者信用证中明确表示了“几证几副”，咱们可以在正本上加注“O鄄RIGINAL”，副本上加注“COPY”字样以示区别。
除了这三种单据，最常见的就是通常由出入境检验检疫局（简称商检局）出具的品质证、原产地证和普惠制证了。
因为外贸是买卖单据，用单据来代表货物，而发票装箱单又是咱们自己出的，作为买家当然不放心，不能咱们说什么货就是什么货，需要有权威机构来检验证明。且国家规定某些商品出口必须经过检验。所以品质证是很常见的单证之一。作为生产厂家，咱们要取得出口商品的品质证，首先要到当地的商检局做备案登记。每次出货前，填写商检申请表，提供样品给商检局，一般几个工作日内即可有结果，取得通关单（因为需要在出口报关的时候提供给海关，作为商品品质合格的证明，所以叫通关单）。买家要求提供商品品质证明的，咱们就在商检申请表上的相关选项中打钩选择，商检局会应要求出具。这类品质证明有品质证、重量证、卫生证（健康证）等。
并不是每种商品出口都需要商检的，比如电器、食品、化工等需要商检，而很多工艺品等就不需要。第一次做出口前，可以到当地商检局或海关或货代报关等处咨询，看自己的产品是否需要法定出口商检。
有时候，客户还会要求其他商品检验机构对咱们的出口商品进行检验并出具检验合格证。最常见的这种机构就是著名的SGS检验公司。这是一家老牌的瑞士民间检验公正机构，在中国的业务由SGS与中国标准技术开发公司（CSTC）共同投资建立的通标标准技术服务有限公司操作，总部在北京，在主要口岸城市上海青岛广州等等都有分公司。他们不但提供SGS检验，还代理很多国际产品标准的认证。特别地，世界上不少非洲和南
美洲国家，规定进口商品必需在出口地装船前经SGS检验，这就是所谓的"全面进口监管计划（COMPREHESIVEIMPORTSU鄄PERVISIONSCHEME），简称CISS。如果是CISS检验，SGS就不收什么费用，但非CISS的其它客户要求的检验，SGS收费可比咱们商检局高多了，一个20尺集装箱的检验费用可能三五百美金甚至更高。具体的费用，可根据所需验货地点、产品等，与就近的SGS咨询。
另两种常见的单证就是原产地证（CERTIFICATIONOFORIGINAL）和普惠制证（GSPFORMA）。实际上他们同属于产地证。国际贸易中，对发展中国家的出口常有优惠措施。主要是进口国在进口关税上给予一定的优惠。咱们中国理论上仍属于发展中国家，所以，出口商品办理产地证，就等于有了享受优惠关税的身份证。这能为进口商节省一笔钱，降低了经营成本。这两种证都可由商检局出具，有固定的格式，一式三份，其中商检局留档一份。可以先去商检局买空白证书，自己填写（用老式打字机或针式打印机，因为这种单证是自动复写的），再连同申请表、对应的发票一起交给商检局盖章即可。办理的费用不高，一份证也就几十元人民币。这两种证明虽然都是产地证，但有区别，原产地证使用比较广泛，而普惠制证是“普遍优惠制”证书，是发达国家给予发展中国家出口产品的一种普遍的、非歧视性、非互惠的减免关税制度，是在最惠国税率基础上进一步减税的优惠待遇。也就是说，只有对咱们中国实施普惠制的国家才用得上。所以，要看清楚客户的要求。有时候，客户也会要求同时出具两种证书，这多见于大的国际批发商采购，以备不时之需。
原产地证和普惠制证，上面有栏目显示对应的发票号码，注意与实际提供给客户的发票在号码与时间上保持一致，且不要晚于提单的日期。
除了商检局外，按照客户的要求，各地的贸促会（国际贸易促进委员会）和商会也可以出具产地证。产地证仍是一样，只不过盖的是贸促会或商会的公章罢了，收费跟商检局也差不多。贸促会和商会，理论上是“由中国经济贸易界有代表性的人士、企业和团体组成的全国民间对外经贸组织”，有点儿“民名官办”的意思。很多时候，贸促会和商会是“一套机构两块牌子”，极大方便了咱们办事。
商检证、原产地证和普惠制证，办理起来都需要几个工作日。商检最好在出货日前提前一周办理。产地证还好办，效率高的地方甚至一两个小时可取。但总的说来，开船前就着手申办，尤其是对香港日韩等地，船开数日即可抵港，如果不及时办理单证寄出，容易耽误客人收货及进口报关。
这些单证，一般由出口生产厂家（已在商检局备案）来申办，或有进出口权的公司申办。不过有时候，是工厂申办而经由外贸公司出口的。这就会出现单证抬头与实际出口人抬头（显示在出口商业发票、装箱单与提单上）不一致的情况。在信用证操作模式下，会有一点争议和麻烦。
首先，信用证上就不能规定“不接受第三方单据”字样。或者保险起见，干脆要求客户在信用证上明确表示“接受第三方单证”，以免银行在审核信用证单据的时候对此有异议。