很多时候都会发生这样的事故，当你快递已经寄出的时候，却被对方取消了订单。已发货的订单因为忘记填订单号而被系统取消掉了，商家为此挠破了头皮，出现这种情况后，为了最大的减少损失，商家究竟应该怎么做呢？
一、如果包裹还在运输的途中
解决方案：
1.联系物流公司召回此包裹。
2.积极联系客户，向其致歉并解释缘由。
3.同客户商量如有需求可重新下单。
二、如果包裹已被顾客签收
解决方案：
4.积极联系客户向其说明情况
5.烦请顾客重新下单购买相同同等金额的产品
6.在完成交易后，商家会重新收到新蛋的订单汇款
7.虽然这些解决方案可以最大程度降低商家的损失，不至于带来心灵与金钱上的双重打击，不过大家千万不要以为来了订单发了货就结束了，却忘记最最重要的事：
请务必在seller portal上传你的订单信息！补救方法固然好用，但还是希望各位商家能够及时更新订单信息，养成良好的经营习惯，在省去不少麻烦的同时，也能为自己赢得更好的口碑呢！
Newegg国际商城规定，商家在收到订单之后，必须3个工作日内在系统中上传订单信息并将订单状态从unshipped转为shipped。否则订单将会在72小时后自动失效。
外贸跟单员的基本常识
1、找到所有能跟客户沟通上的渠道， 继续跟进。 按重要程度依次是电话， Linkedin(你没看错，这个非常重要) whatsapp， skype， 微信（不要惊讶很多从中国进口的老外有微信）， Facebook， twitter。 这些联络方式加了之后，便于长期跟进转化。
2、了解邮件中断的原因，如果是技术参数，价格，产品质量这类自己可以解决的问题， 根据客户要求对症下药。 问题解决之后， 获得订单也是顺理成章的事情。
3、遇到对产品暂时不感兴趣或者没有采购需求的客户。 2-3周保持邮件沟通，不断的发产品的正面信息给他刺激他的购买欲望。 所谓的正面信息，指的是产品的出货和包装，最新的测试报告和获得的证书， 其他客户的正面产品反馈(最好是视频评价)。
客户收到了邮件之后没有任何回应，出现这样的情况有以下几种原因:
1、回复时间太迟，客户的邮箱已经挤满了各种供应商的邮件。由于时差的存在，邮件交流有滞后性。你如果只是在上班的时候回复邮件，上班期间追踪信息回复率很低。 甚至对于很多聊得不错的客户，沟通的不及时也会带来订单的流失。
2、你的offer在众多offer之中没有竞争力或者不是客户需要的。这个竞争力体现在专业性， 技术标准， 价格，品质，各方面。 任何一方面缺乏竞争力，在第一次报价的时候就报出最有竞争力的方案，报出你权限范围内的最低价。 Offer的技术规格也需要跟客户的需求匹配起来。
3、不可抗力因素导致采购取消或推迟。比如市场环境突然发生变化，汇率大幅度贬值导致采购取消或推迟， 甚至是采购人突然生病这样的意外情况。这类因素是你没有办法控制的，所以叫不可抗力。出现这样的情况，唯一能做的就是保持沟通，期待情况改变之后再图订单。
4、客户已经有成熟供应商，发发询盘只是了解市场行情跟现有供应商还价。普遍客户发询盘的目的只是了解市场行情， 大概率还是要下单给现有供应商。碰到这样的情况， 要随时保持有效沟通，当客户现有供应商出现问题之后可以作为主要备选供应商上位。
一、跟单员职责
1、跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。
2、同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。
3、接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。
4、掌握、了解市场信息，开发新的客源。
5、做好售后服务。
二、跟单员在收到订单后要做的工作
首先谈接单的方法
1、客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。
下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。
2、订单的审查
每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。
要分清此单是加工单还是OP单。
3、开生产单、流程卡
每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
4、生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。
5、小样
打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。
6、修改定单
一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。
当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。
7、大货生产出来后，还要安排出货。
三、售后服务
客户投诉或是退货时：
对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。
客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。
很严重的就重新生产，补单生产再送货。
还有采用相互让步的折扣法。
有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。
四、 如何沟通好使跟单工作做得更好
同本厂内的各部门沟通：
面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。
同客户的沟通：
这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚地付出，他们也会在有些问题上理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是：客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了？ 外贸跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
1、责任大。外贸跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2、沟通，协调：外贸跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3、 做好客户的参谋：外贸跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4、工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，外贸跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的。
5、工作是综合性的：外贸跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 外贸跟单员考试为每年一次，全国统一命题、统一考试、统一阅卷.6月网上报名，9月考点确认，11月考试。2013年跟单员考试时间已经公布：
2013年全国外贸跟单员考试时间:11月17日
外贸跟单基础理论 上午9：00-11：00
外贸跟单操作实务 下午2：00-4：30 符合下列条件的人员，可以报名参加跟单员全国统一考试.
1、中专、职高以上或同等学历应、历届学生；
2、从事相关工作一年以上者。
报名方式：
第一阶段：网上报名（考试前3个月开放预报名，预报名时间为1个月）
1、进入报名网站
2、注册登记（阅读报名协议及设置用户名、密码、找回密码使用问题及答案）
3、登录
4、选择考点（考生所在地）
5、填写报名信息
6、预览报名表及准考证I
7、确认打印报名表及准考证I
8、网上报名完成
注：如发现数据错误，在网上报名截止日前，可登录网站进行修改及打印。
第二阶段：考生资格确认
1、考生持有效证件（同报名表上填写的证件原件和证件复印件，如身份证和身份证复印件、学历证、学历证复印件）及报名表、准考证一、近期免冠同底版2寸蓝底证件照3张。到考生在报名时选择的考点进行资格确认。（如此时发现数据错误，则到考点进行登记，由考试中心统一处理）
2、缴纳考试费用，（每科100元共两科，分上午进行考试）考点收回报名表。同时各考点通过后台管理程序进行考生缴费确认。
第三阶段：打印准考证（在各考点安排好考生座位后）
考生凭用户名及密码登录报名网站，打印准考证。
提示:各地对考试报考资格会有些许差异,请欲报考的考生详细咨询当地人事考试中心! 根据《全国外贸跟单员考试相关规定》的精神，2013年全国外贸跟单员考试定于11月17日(周日)全天举行，6月1日报名开始至10月20日结束。
本考试实行网上报名。网上报名、考点确认及缴费同时进行，6月1日报名开始至10月20日缴费、确认结束。现场确认时持考生本人有效证件(同报名表上填写的证件原件和证件复印件，如身份证和身份证复印件、学历证、学历证复印件)和报名表、准考证以及本人的近期2寸免冠蓝底照片3张(背面写上准考证号及姓名)，到所在地的考试组织机构确认，同时缴纳200元考务费/两科。凡是在考试组织机构已经确认的参加考试人员所交费用不予退还。 外贸跟单员合格证书有效期为四年。
凡两门科目考试成绩通过者获得由国家商务部、中国国际贸易学会负责统一发放《外贸跟单员》资格证书 , 在全国范围通用。
单科考试成绩通过者，其合格成绩可保留至下一期。
但是，根据中国国际贸易学会学会便函2009年第031号 “关于自2010年起停止颁发单科成绩合格单的通知” 通知中指出，“颁发单科成绩合格证书不符合规范考试且没有达到国家级考试的要求”。因此，自2010年起全国外贸跟单员考试停止颁发单科成绩合格单，考生的单科成绩也不再予以保留。 《外贸跟单基础理论》、《外贸跟单操作实务》。各科满分均为100分，每门及格线为60分。
外贸跟单员考试用书: