正式的采购订单能够确保采购的商品从订货，列入预算、付款到交付整个流程顺利执行。只有明确采购订单中的元素，才能有效保证采购方的合法权益与利益。以下是采购订单的重要元素：
● 商品或服务制造企业的名称——确保双方确切知道每次采购都有谁参与，明确责任方；
● 采购订单编号——让人更容易掌握采购的情况，包括发票、付款及交付日期等等，并将错误付款的风险降到最低；
● 采购订单日期——正式记录下订单和交货的日期，以及时做好验收货的准备工作；
● 交付和发票地址——确保所有的信函和货物都送对地方，没有延迟交货或付款；
● 商品或服务的描述和数量——需要包含技术参数，确保没有重复采购或错误采购；
● 采购价格——记录税金和总价，跟踪供应商的定价历史，看看是否有必要为新合同重新协商或者货比三家，不给涨价留下任何回旋余地；
● 支付信息——让采购员知道具体的收款方、支付账户和日期等，避免过程中出现任何延误和错误。
企业可通过8Manage SRM采购管理软件来简化采购流程，通过全方位的采购订单执行管理，完成采购订单的生成、审批、价格、发货、发票及付款。
8Manage SRM为您提供以下采购订单功能：
类型和规则设置?—— 允许您根据贵公司的采购分类来对您的采购进行分类，设置相应的规则，确保公司政策得到正确的执行。
手动或自动创建?—— 允许您手动创建采购订单或根据您的采购计划自动生成采购订单。
付款安排?—— 允许您在采购订单中设置付款安排，以便自动跟踪后续发票和付款。
审核与审批?—— 根据您的组织架构和采购类型，8Manage 会自动将预设的审核与审批流程与您的采购订单绑定。
电子签名和电子盖章?—— 允许您给采购订单提供电子签名和/或电子盖章。
电子推送给供应商?——允许您以电子方式将采购订单发送给您的供应商。
在线跟供应商确认?—— 告知供应商新的采购订单，并允许其确认采购订单，然后再通知您。
交付计划和确认?——允许您和您的供应商设置交付计划、进行变更并确认（最终）计划。
验收和退货?—— 允许您检查和验收产品和服务和/或退货。
对账?—— 帮助您将供应商提供的发票与采购订单的付款安排和验收状态进行匹配。
发票审批和付款请求?—— 允许您提交发票和付款请求进行审批。
评估供应商绩效?—— 允许您根据供应商完成订单的能力来评估其绩效。
采购员岗位职责
1、 在采购经理的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。
2、 凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。
3、 要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。
4、 采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。
5、 承担所负责区域产品项目的标书制作、现场答议、评委协调等与投标有关一切事宜，对于临时应急在客户部不能给予支持的前提下，必须与用户进行深层感情沟通后再进行投标。
6、 协助经理搞好供货渠道建设。
7、 严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。
8、 负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。
9、 综合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。
10、参加本部门员工业务培训。
11、树立索福公司的专业形象，保证索福公司的名誉不受到侵害。