OA是一个很常见的缩写词，它是Office Automation的缩写，翻译过来就是“办公自动化”的意思。而在外贸领域，OA还可以指代Order Management & Administration，即订单管理和行政工作。外贸公司常常使用OA系统，将与客户的订单有关的全部过程进行管理，便于节省人力和时间成本。一般而言，OA系统包含订单生产和跟踪，库存管理，物流运输和支付等功能。
在OA系统中，最主要的是订单管理功能。在外贸业务中，众多订单种类和数量繁多，处理起来需要耗费大量时间和人力。但通过使用OA系统进行订单管理，可以提高工作效率，降低错误率，使工作流程更加高效、规范，让员工更加专注于业务本身，从而提升整个外贸公司的运营水平。
除了订单管理功能外，OA系统的物流运输功能也至关重要。物流是外贸业务中的一个重要环节，它关系到运输效率和成本等问题。外贸公司需要将订单货物在不同的时段运输到各地，在物流方面选择的方案和方法都会影响成本和客户满意度。通过OA系统进行物流管理，可以更好地掌握货物运输状况，及时处理问题，提高物流效率，为客户提供更好的服务。
外贸公司定位好做什么产品——各种贸易平台寻找客户——锁定捕获客户——客户 询盘 ——根据 询盘 对产品的要求(价格、质量、货期、包装....)在国内贸易平台找工厂——给工厂发 询盘 ——工厂报价(EX或 FOB 、质量检测报告)——在工厂报价的基础上考虑汇率变动、运费、关检、退税、利润等因素，给国外客户报价——客户满意，下PO——根据客户PO要求与工厂确认产品价格、数量、质量、货期、包装....，工厂确认可以做——跟国外客户签定S/C，付款方式多是T/T或L/C(所以外贸公司需要有强大资金垫底，在销售款未到帐前给工厂付货款)——根据国外客户的S/C和PO，与工厂签定S/C——打款给工厂，并将T/T单传真工厂，以让其准备好发货——根据S/C或L/C定好船期，选好省钱点的货代
跟单正式上场(中间扯皮的事很多，简要地概述理想状态如下)：
第1天：
——做备货、发货指示给工厂(包括产品质量、数量、包装、运输方式、发货期、送货地点、标签要求及准备好发票、装箱单、质检报告、合格证明等单据原件)
——通知工厂或代理外贸公司寄 报关单 据(一般包括INV、PACKING LIST、产品说明。尤其注意不同报关口岸的不同要求，比如昆明要求INV上有 DES TINATION，某类产品需有2份产品说明。)给货代。
——做订仓托书给货代(详细列名BL/AWB上需要的产品名称、SHIPPING MARKS。L/C时尤其要逐一对照条款，可能会另需船证。有时需要做电放或倒签。)，得到进仓单(航班日期)
——L/C、D/P付款时，准备CO发商检局办理(最快1周)!!!
第2天
——跟工厂确认好标签和质检报告。传真进仓单，通知其贴标签后发货。
——通知货代：货物和 报关单 据第3天或第4天到
——跟货代确认BL/AWB(+船证)
——如是 CIF ，做托书发保险公司
——将标签发给被遗忘好久的国外客户确认
第3、4天
——收到工厂的发票、质检报告原件，留存。
——货代确认 报关单 和货物都没问题(如果有问题，麻烦大的话，就要请BOSS级出场了)
第5天
——发航了(终于放心了!)
——核销单由货代寄回报关人
——货代传真并寄出正本BL/AWB
——制作一套装运文件(INV+PACKING LIST+COA+BL/AWB+CO)传真给客户，并告知SHIPPING INFORMATION;LC时，准备好LC单据(除装运文件，还包括SHIPMENT ADVICE、CERTIFICATE、COURIER RECEIPT...交单联系单、汇票)
第6、7天
——总有2天不得不几乎什么也干不了
——如果是T/T，收到国外客户的款子了
第8天
——正本BL/AWB来了(BL如果TO THE ORDER，签字盖章)
——做全套装运文件正本寄客户;LC时，全套正本LC单据寄银行
第8、9、10、.....天
——国外全款收到(大团圆正剧结局)，写封感谢信
——如果是悲剧，....千年等一回
*因为实际一个跟单每天手头的单子数应该是10几个，那么每天就是在此起彼付的催工厂、催货代、找老外的波浪中度过的。