谁能告诉我外贸出口的流程

答案 外贸出口单证流程1. 客户询盘:一般在客户下purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。2. 报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,proforma Invoice 给客户做正式报价。3. 得到订单:经过洽谈,收

谁能告诉我外贸出口的流程

外贸出口单证流程

1. 客户询盘:一般在客户下

purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

2. 报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,proforma Invoice 给客户做正式报价。

3. 得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。

4. 下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

5. 业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6. 下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:

6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。

6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

7. 验货:

7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8. 制备基本文件 ,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

9. 商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10. 租船订仓:

10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。

10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。

10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

11. 安排拖柜:

11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可

*,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

13. 获得运输文件:

13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14. 准备其他文件

14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

15. 交单:

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助

外贸出口流程图

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一、跟单

1、制作合同:客户下单以后,核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致,总金额是否正确,如正确,将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认,如是做T/T30%,并让其安排打订金,待定金到帐后,再下购货合同给工厂进行生产,如果是做100%前T/T,则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同,一定要特别注意产品描述,数量,价格,总金额,付款方式,交货期与工厂方面协调好,以免以后赶不上交期。下购货合同到工厂后,要求工厂负责人签回,存档留底,如可以,可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2、商检:需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检,则提供商检资料给工厂,包括外销合同,装箱单,发票。大概两三天后,工厂在向当地商检局申请办好商检后,传真换证凭条给你,留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额,有效期一般为三个月,实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次,不可重复使用。

3、办理C/O或Form A:看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书,目前给予我国普惠制待遇的国家共36个,可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书,只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理,而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证,基本程序都是先在网上制作好资料(包括合同,发票,装箱单等)后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。

4、验货订舱:经常注意工厂订单生产进度,在交货期前十多天,询问工厂是否可以按时交货,如可以,准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后,向货代订舱。如是客户指定货代,则直接填好订舱单给指定货代公司人员,订舱单上要填好发货人,收货人,通知人,发货港,目的港,柜型,箱数,产品名称,毛重,体积等,让其代为订舱。两三天后,货代订好舱后会传真进仓单给你,注意进仓单上面的截柜时间,截补料时间,传真给工厂,让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜,则需填好拖柜委托书,上面注明柜型,拖柜时间,装货地址,工厂联系人,联系电话等,与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。

5、报关:订好舱后在文件补料时间至少三天以前,填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括:外销合同,装箱单,发票,报关单,核销单(注意核销单在寄给报关行或货代前,必须先向商检局备案),报检委托书,换证凭条,C/O或Form A等。

6、拿单:货物报好关,进入仓库后,及时出提单补料给货代,并与其核对提单草本。船开后两三天内,货代会列出费用清单来,包括文件费,AMS费用,清关费,操作费等。安排工厂付款,并将水单传给货代。货代在钱到帐后,就可以向其拿正本提单了,一般货代公司不寄提单,要公司派人去取,如公司没有人手,也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放,出提单电放申请,盖上公司章,签名传真给货代,记得让货代传真提单副本给你,以备公司留底存档。

7、通知客户:货物开船后,发邮件通知客户船名,开船日期等等,以便让其及时购买保险。

8、催款寄单:拿到提单正本后,扫描复印件电邮给客户,催其付清余款。客户货款到帐后,再寄正本提单,装箱单(数据应与提单上一致),发票给客户,在发票装箱单上写明柜号,封条号及发票号,虽然不太重要,但我觉得写上还是比较好。

9、退税:在报关后一个月后,报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你,拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。

注意:

1、有些产品比较工艺比较复杂,在生产前可以要求工厂打产前样,或为了控制质量,在出货前要求工厂出具船前样。

2、跟单工作是需要很细心跟耐心的,时时刻刻注意工厂的生产进度,及时安排船期,在制作各种单证时,一定要特别小心,所有单据都很重要,一定要检查检查再检查才行,我就会经常出错,不过庆幸还没给公司造成损失,都是及时发现了。我觉得如果不急的单证,可以自己事先准备好,在拿出去前再仔细检查一遍,就可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下,有哪些货要出,哪天要准备哪些文件,哪些样品在打样,哪些事情要回客户等等。

二、客户来样工作程序

收到客户要求打样的新产品时,首先拍照存档,在样品上做好标签,注明几月几号哪个客户寄样,以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂,要求其打样。如是比较重要的样品,还必须要求工厂在打好样后退还样品。

三、寄样工作程序

工厂打好样品后,根据实际情况,自己留样一份或拍照存档,以便日后与客户商讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大,量好外箱尺寸称好重量自己记录存档(以方便后与快递公司核对月结清单)。易碎物品在外箱上贴上易碎标志,或为防止快递人员弄错,可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话,地址贴在外箱上。自己也须做好记录,寄给谁,寄与目的,所寄物品,快递单号等等,以便日后查询。样品寄出后,写邮件通知客人所寄物品,快递追踪单号等。

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