货代操作工作流程
一、订舱
1.客户向我司订舱的;
2.客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此;
①托运人/发货人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起运港 ④目的港/中转港 ⑤货名 ⑥柜型、柜量 ⑦运价 ⑧托运人的签字、盖章;
3.客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号;
4.订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆;
5.订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：
①新建委托，输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量;
②工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头;
③输入费用明细 - 主要是应收费用;
④订舱确认，输入订舱号。输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。
6.操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：
①托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人;
②费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;
③需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领
导确认);
④客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认;
⑤订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;
⑥客服人员应在台帐上相应位置签字。
7.客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。
二、拖车、报关
1.出书面申请，公司批准后方能安排;
2.安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点;
3.安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等;
4.应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排;
5.委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂;
6.客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担;
7.一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续;
8.安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排;
9.如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜;
10.在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储;
11.在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空
柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用;
12.安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。
三、其他
1.如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记;
2.客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料;
3.客服收到财务打印出来的DEBIT NOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种;
4.对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组;
5.对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。
文件
1.文件组收到船公司的LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。
2.文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。
3.文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。
4.提单的缮制应注意以下几点：
①提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等;
②提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改;
③应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人;
④客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认;
⑤如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发;
⑥外代提单不允许预借。
5.使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：
①出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理;
②OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理;
③事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付);
④制作CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用;
⑤制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理;
⑥对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。
6.缮制美线提单时，应注意：
①HB/L与OB/L的缮制可参考第5项;
②OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号;
③核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致。
7.将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。
8.将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。
9.将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)复印交财务签收。
10.费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点：
①海运费的更改需由公司领导批准同意;
②改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚;
③因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。
11. 将台帐分船公司按月份存档。
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外贸流程
一、接单（接受货主委托）
1、船期、件数?
2、箱型、箱量?
3、毛重?
4、体积?
5、付费条款、货主联系方法?
6、做箱情况，门到门还是内装
二、订舱?
1、缮制海运出口订舱委托书：出口单位应以书面的方式提供包括货物详细的情况、卸货地点、装运数量、起运日期等内容的有关托运货物的单证，并加盖单位公章。?
2、取得配舱回单：摘取船名、航次、提单号信息。?
三、保险?
以CIF价格成交的出口货物，一般应由出口方保险。对保险险别的选择，必须根据货物的性质和特点，货物的包装情况，货物的运输方式、航线、港口和卸货港的损耗情况等具体考虑。不仅使货物得到充分的保险保障，而且能节省保险费用的开支。
四、报关?
1、报关单证 ：首先要填写“出口货物报关委托书”由我方负责代理出口单位报关。同时应随附下列单据。 ①外贸管理部门签发的出口货物许可证和国家规定的其他批准文件。 ②装货单。? ③发票一份。 ④装箱单一份。? ⑤减税、免税或免验的证明文件。? ⑥出口外汇核销单。? ⑦出口货物退税单。? ⑧商品检验证书。? ⑨海关认为必要时应交验的贸易合同产地证明等其他有关资料。?
以上②、③、⑥、⑦是每批货物申报时必须随附的文件①、④、⑤、⑧、⑨是否随附要根据实际情况而定。?
2、报关程序?
①由货主提供出口货物报关所需资料。?
②填妥船名航次，提单号，对应装箱单发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性，单证一致。?
③显示报关单所在货物的"中文品名"对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。?
④备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单，更改单，和其他所需资料，于截关前一天通关。?
⑤跟踪场站收据确保配载上船。?
⑥凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便报运部顺利抽回资料重新利用，否则只会顺延船期造成麻烦。?
五、集港?
在磋商完舱位后就可以向所订船公司申请调箱，货方应在规定的时间内将符合装船条件的出口货物发运到刚区内指定的仓库或货场，以便装船作业。如果需要进行产装的，则需提前声明以便我方安排车辆运输。对危险品、重大件、冷冻货或鲜活品等需要使用特殊运输工具、起重设备和舱位的，应事先联系安排好调运、接卸、装船作业。?
六、装船
七、提单确认和修改?
1、问明顾客"提单"的发放形式
①电放：需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放。?
②正本：以传真的形式，让货主确认提单内容并签字认可。?
到船公司取回正本提单（目前我国口岸通常的做法是船公司首先落实运费再由船公司的各管辖部门签发已装船提单给发货人）
2、依据原始资料传真于货主确认并根据回传确立提单正确内容。?
八、航次费用结算?
1、海运费?
①预付(FREIGHTPREPAID)?
②到付(FREIGHTCOLLECT)?
2、陆运费?
①订舱?
②报关(包括返关之前己经报关的费用)?
③内陆运输费用
④其他应考虑的费用：商检、动植检、熏蒸、提货费、快递费、电放、更改等
九、提单、发票发放（提单样本）
1、货自来取件的需签收。?
2、通过EMS和快递送达的,应在"名址单",上标明诸如:"提单号"、"发票号"、"核销单号"、"许可证号"、"配额号"等要素以备日后查证。
十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的"核销退税单"。
十一、 海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:?
1、报关数据正确、舱单不正确的?
①经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件
②场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉
③提单正本复印件两张
④装箱单(ContainerLoadPlan)复印件
⑤更正单（三联、正本）。?
2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）
①船开5天（工作日）内没能及时更正的: 先交纳罚款金5000--10000;?
货主重新提供的发票、装箱单
货主重新提供报关单?
提单副本复印件、（加盖"提单副本确认章"）
②船开5天（工作日）内更改的 ：
提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"）?
正本、正确的报关单
货运代理（Freight Forwarder） 货物运输代理，有些是中间商就是自己没有船或者飞机的 或者船公司、航空公司，都是货代。职责是，把委托者委托的货物，通过制定的运输途径，从一地运往另一地，货运代理是为运输公司（海、陆、空）代理收运货物、揽货，从而在完成货主与客商之间的贸易中起到重要的连接作用的公司。
代理行业在国际货运市场上，处于货主与承运人之间，接受货主委托，代办租船、订舱、配载、缮制有关证件、报关、报验、保险、集装箱运输、拆装箱、签发提单、结算运杂费，乃至交单议付和结汇。
国际货运代理协会联合会对货运代理的定义是 ：根据客户的指示 ，为客户的利益而揽取货物的人，其本人并非承运人。货代也可以这些条件，从事与运送合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款。
最全标准外贸流程
干货 | 彻底搞懂外贸流程，收藏这一篇就够了！
2021年，外贸形式一片大好，越来越多的新伙伴纷纷加入了外贸行业。但是，小编最近也接触了很多外贸人员，尤其是想要入行或者是刚刚入行的小伙伴，对整个外贸的全流程都不太熟悉，本篇文章小编就带你轻松了解外贸全流程哦！
外贸全流程总结概括下来就是“约—货—款—运—单”，从客户开发、询盘、报价、签订合同、订货、备货、报检报关、装船、结汇等等。
1、客户开发1、客户开发前期准备（公司、产品&行业分析）
外部准备：所处行业了解、产品当前市场容量以及未来发展趋势和前景。
内部准备：公司的产品类型、英文功能描述、市场定位、公司优劣势、同行业产品优劣势
2、客户开发渠道
搜索引擎找客户、社交平台、B2B平台、分类信息网、论坛、线上&线下展会、行业协会、海关数据、黄页名录、电话直接沟通等方式都可以进行客户渠道开发。
3、发送外贸开发信
一直以来开发信都被称为外贸的敲门砖，不管是扩展外贸业务量，还是开发培养新客户，开发信都是十分重要的。开发信怎么发可以参考下文哦！
4、回复询盘
收到买家的回复询盘，需要辨别询盘的类型、用户身份，解析买家询盘信息，明确买家需求，着手回复询盘并后期跟进。
报价&议价报价，是外贸流程中最为关键的环节之一，报价直接决定了你是否促成这个订单的关键因素。外贸业务员接到询盘后第一时间确认用户来源，对客户需要的产品进行报价，列明交易的条件，回复客户的 提问的价格和提出的条件以及各项资料数据的提供。
如果报价完之后跟了一段时间客户就不回复了，先检查一下你回复的邮件里有没有公司签名、标明产品并且最好做个前封邮件的小概述。
3、样品寄送（视客户需求）1、新客户索取样品，不同情况不同对待。
寄样前需做的工作
样品确认、取样原则、寄样地址、费用承担以及运输方式对比（快递名、价格、速度、服务、优势）
2、寄样后的跟踪事宜
4、签订合同
贸易双方就报价以及付款条件等达成一致之后，双方即可签订合同。一般合同需要确认的内容包括：确认书(Confirmation) 、协议书（Agreement）、备忘录（Memorandum）、定单（Order）、委托订购单（Indent）等。
5、备货生产
合同签订，收到定金之后，就可以下订单到工厂生产或采购。这个环节，所有的货物上规格、颜色、数量、包装必须按照客户要求或确认样品做，最后与买家确认。
6、验货在交货前1周，需要通知验货员来验货。一般有3种情况：
1、国外客户亲自验货：一般提前1-2周，根据客户的行程来安排验货。
2、客户委托国内贸易公司验货：一般出货前1-2周，提前安排人员验货。
3、第三方机构验货：提前1-2周，根据客户要求或者是双方协商，选定一家第三方机构根据客户的要求进行验货。
7、商检出口产品进行法定检验的，必须取得出口商品检验证书。提供出口合同和信用证复印件、商业发票、包装单、报关单、出口商检申请表等商品检验所需资料。
8、订舱送货据合同或信用证上的装运条款发订舱委托书给货代帮忙安排订舱。FOB条款下，卖家提前联系客户的货代公司，将货物交付到指定地点。CIF，CFR情况下卖家货运承担，提前安排订舱、确定船期等内容。
9、投保装船根据价格术语，对商品进行投保，在装货期限之前发运货物。
10、报关货物离境前一般要经过5个环节：出口申报，审核单证，查验货物，办理征税，清关放行。将海关需要的单据，单证准备好通过货代或代理报关公司代理申报、然后海关对货物进行查验、海关开出税单收取关税、最后放行。
手续通关手续极为繁琐又极其重要，如不能顺利通关则无法完成交易。
11、交单结汇1、采用L/C（信用证）收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
2、采用T/T（电汇）收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
3、如果T/T收汇（电汇）的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
12、核销、退税第一次申领出口收汇核销单，需要提前开户领单（不然无法报关），凭海关注册登记证明书、申请书、营业执照、外经贸部门批准经营进出口业务批件等材料到外汇局办理登记。
报关时，核销单是不可或缺的。报关后，自报关起两个月内，要凭商业发票、核销单和海关出具的出口报关单，到外汇局办理存根手续。
最后就是核销了，您需要在收到外汇之日起的一个月内凭核销单、银行出具的"出口收汇核销专用联"和其它材料到外汇局办理出口收汇核销。
13、业务善后1、每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
2、所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
3、单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
当然，实际的外贸业务操作过程中，还会有更多的细节问题，也会遇到各种各样的突发麻烦，大家可以根据具体情况具体分析、解决~
最全标准外贸流程
1.客户开发——
1.自建站。
2线下开发：目标市场地推、国内外行业展会。
3.B②B平台：阿1国际站、中国制造、环球资源、商会、协会、贸促会。
4.社媒平台：LinkedIn、Facebook、Ins、Youtube、Google。
2.报价——
注意3个问题：汇率、报价、付款方式。
汇率：关注实时汇率，换算时留空间，在报价表中标注，汇率浮动若超过2%，需重新报价。标明报价有效期。
价格条款：FOB,CIF,CFR,EXW。
付款方式：TTCL蕞常见，按照公司规定。
注意报价越详细越好，客户会挑表达蕞清楚的进行回复以节省沟通成本。
3.谈价格——
1.不讲价直接下单的客户：这种客户百里挑一，要珍惜。记住一句话：不要利用客户的无知来赚取利益，否则你将陷入困境，要做长久生意就得处处为客户着想。被客户发现暴利，这种信任的流失是不可逆的。
2.讲价的客户：也很优质，说明他有下单的打算。但是把价格往S里压，整个市场比价格的客户，毫无忠诚度可言，毫不尊重劳动成果的坚决放弃掉。
4.签合同——
国际外贸签订合同比较简单，客户发PO,业务回PI,双方签章即可。跟大公司合作，要有一些合同附件条款，品牌授权书等。注意，要收到订金才算完成！
5.备料生产——
1.针对工厂：下生产通知。
2.针对外贸公司：下采g0u单给供应商。
注意！这个环节一定要细心，货物规格颜色数量包装一定要按客户要求或者确认样品来做，特别是下采购单给上游供应商时，采购合同一定要详细准确。万一做错货，后果不堪设想。
6.跟单——
有的公司有专人跟单，业务追跟单就可以有的公司由业务跟单，那就得跟工厂紧密联系，随时了解生产情况，并及时反馈给客户。可以在货期前一周跟货代订舱建议：如果你是老板，单独招几个跟单人员吧，不要让业务把时间浪费在这些琐事上。如果是SOHO,那就没办法，自己必须一把揽了。
7.验货——
1.客户要自己验货：在交货期一周前约客户查货并将查货日期告知计划部。
2.客户不验货：一定要随同OC去验货，确定无误后再装货。注意，在生产结束，货物装箱完毕后，工厂要提供装箱单给外贸公司。（货物数量，箱子的尺寸、重量、件数、规格等）。
8.商检——
如果是国家法定商检产品，要给工厂说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需要的姿料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检，应在发货一周前拿到商检换凭证单/条。
9.订舱——
1.如是FOB条款，客人会辐定运输代理公司（船运公司），也有是客人委托你帮他找的。蕞好提前2周跟货代公司订舱并且把SO拿到手，一定要把工厂的交货时间和船期准时衔接，达到客人规定的交货期。
2.如果是由卖方支付运费(CIF/CNF),应尽早向货运公司或船公司询问船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告知客户确认。
10.装柜拖车——
和货运公司确认无误后，给工厂提供一份装车姿料，列明装柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机耳关系方式。工厂装货完毕，集装箱离开工厂后，让他们提供一份装货通知上面列明集装箱离厂时间，实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的姿料。要求工厂装好集装箱后一定要上封条。
11.报关通关——
在拖柜同时将报关所需姿料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜姿料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的耳关系人和电话等。
12.获得运输文件——
1.装柜后，将提单补料给船运公司或货运代理。
2.督促船公司出提单草本及运费帐单。提单草本给客户确认，确认后再让船公司出正本提单。
3.及时支付运杂费，付款后让船公司及时取得：提单等运输文件。
4.如果是LC条款，按L/C要求提供的文件来做齐。
13.收款——
发了提单COPY给客户后可以催客户付尾款，收到尾款后再放提单给客户。比较常用的付款方式有三种：信用证付款方式；TT付款方■式：直接付款。
14.核销——
1.开户:第1次申领出口收汇核销单前，凭申请书、外经贸部门批准经进出口业务批件等材料到外汇局办理登记。
2.领单：凭单位介绍信、开h山单位印鉴卡去外汇局领取核销单，自领单之日起两个月以内报关有效，出口单位应当在失效之日起一个月内将未用的核销单退回外汇局注销。
3.核销：应当在收到外汇之日起一个月内凭核销单、银日行出具的出口收汇核销专用联”和其它材料到外汇局办理出口收汇核销。
15.退税——
1.在取得工商管理部门和其它部门批准经进出口业务后，要在30天内办理出口企业退税登记
2.得到"出口企业退税登记表"后，按登记表上的要求填写，同时上交的材料（报关单，商业发票，进货发票（增值税发票），银日行的结汇水单或收汇通知书属干工厂直接出口或委托出口自制产品，产品征税证明，出口收汇已核销证明，与出口退税有关的其他材料等)