外贸函电四大环节商家最关注的环节是询盘。
外贸函电四大环节包括询盘、发盘、还盘和接受。
询盘，又称询价，指买方为购买商品或卖方为出售商品而向对方提出有关交易条件的询问。询盘可以只询问价格，也可以询问其它交易条件，或者可要求对方向自己发盘。一般情况，由买方询盘多一些。询盘对询盘人和被询盘人都没有法律约束力，不是交易的必经步骤。但是询盘往往是一笔交易的起点，所以，被询盘人应对接到的询盘给予重视，及时进行适当的答复。
发盘又叫发价，法律上称为要约，是卖方或买方向对方提出各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种肯定的意思表示。实际业务中，发盘通常是一方收到对方的询盘之后做出的，但也可不经询盘直接向对方发盘。
还盘，又叫还价，是受盘人对发盘内容不完全同意而提出修改或变更的表示。还盘既是受盘人对发盘的拒绝，也是受盘人以发盘人的地位做出的新发盘。
接受在法律上称承诺，是卖方或买方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿按这些条件与对方达成交易，订立合同的一种肯定的意思表示。
外贸业务流程
外贸进出口流程中的以下环节会使用到外贸函电：
1. 建立业务关系：通过外贸函电来介绍自己的产品，建立业务关系，并发展成为稳定的合作伙伴。
2. 询盘和报盘：外贸函电也常用于询盘和报盘中，包含产品信息，价格条款和支付方式等详细信息，以促进双方的交易。
3. 还盘和接受：在谈判价格或其他条件时，还盘和接受也通常通过外贸函电进行。
4. 处理交易中的问题：外贸函电也用于处理交易中的问题，例如产品质量问题，延迟交货，或者付款纠纷等。
5. 合同条款的确认：外贸函电也用于确认合同条款，以确保双方都理解并同意合同的内容。
6. 通知相关方：外贸函电还用于通知相关方关于货物装运，到达时间，付款状态等相关信息。
7. 交流业务细节：外贸函电也用于交流业务细节，例如包装要求，保险要求，报关要求等。
8. 维护客户关系：外贸函电还可以用于维护客户关系，例如发送感谢信，祝贺信，或者提供其他帮助或建议。
总的来说，外贸函电在进出口贸易中起到了至关重要的作用，是促进交易，解决问题，维护关系的重要工具。
外贸业务流程主要是以下：
一，客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的order
inquiry给业务部，做一些细节的
了解。
二，报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa
Invoice给客户做正式报价。
三，得到订单：经过洽谈，收到客户的正式订单Purchase
Order.
四，下生产订单：收到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
五，业务审批：业务部收到订单后，首先要做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要有业务员签名，部门经理审批，再教管理部门人员审批后才能执行。如金额较大的，或预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟单员跟进。
六，下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产：
A，如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保证，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
B，如果是T/T付款的方式，要确认定金已经到账。
C，如果是放账客户，或通过银行D/A等方式收汇的，需经理确认。
七，验货：
A，在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
B，如果客人要自己或指定验货人员来验货的，需在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告诉计划部。
C，如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
八，制备基本文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
九，商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单是要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货之前一周拿到商检换证凭单/条。
（以下是船务流程）
十，租船订仓：
A，如果跟客户签定的合同是FOB
CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽快与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能够早与开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知。（ing
order），通常在开船一周前可拿到订仓纸。
B，如果由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客户。如客户不同意时要另选客户认可的船公司。开船前两周书面订仓，程序同上。
C，如果客户不够一个小柜，要走散货时，向货代公司定散货仓位，拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，内容等。
D，向运输公司定仓时，一定要传真书面订仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
十一，安排托柜：
A，货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：订仓确认书/放柜纸、船公司、订仓号、托柜委托书、注明装柜时间，柜型及数量、装柜地址、报关行、及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求要回传一份上柜资料，列明柜号，车牌号，司机及联系电话等。
B，传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间，柜型，定仓号，订单号，车牌号以及司机联系电话。
C，要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
十二，委托报关：在托柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前），委托报关时，应提供一份装柜子资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，订仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
十三，获得运输文件：
A，最迟在开船两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊的要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
B，督促船公司尽快出提单样板和运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样本给客户，得到确认后再要求船公司出正本。
C，及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
十四，准备其他文件：
A，商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
B，FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C
的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM
A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
C，一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
D，装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
E，装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
十五，交单：
A，采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
B，采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
C，如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
十六，业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
十七，文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
十八，单证员平时应收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。