报关：外销合同 装箱单 发票 入货通知 报关委托书 报关单 核销单 如果需要商检的话还要商检换证凭条
交单：一般是箱单 发票 提单 客户要求的话还有产地证（一般是原产地证或FORM A，别的可能还有FORM E等等），CIF或CIP条件下出口方要购买保险，可能还需受益人证明
退税：备案单据除了以上外销、箱单、内销、提单外，还需场站收据（青岛是无纸通关，没有场站收据，以放行信息代替） 真正退税需要报关单的退税联 核销单 还有出口专用发票退税联 增值税发票的退税联
结汇：与银行联系单 汇票 还需以上交单中的单据，结汇交单本来就有些重复，一般都是把单据给银行（信用证） 如果是电汇的话，就直接寄给客户，不需要与银行联系单 汇票
不用太担心 新手两个月也就差不多出师了，关于制作，每个公司都有其特定格式，跟你们公司其他人联系要样本即可 信用证的一定要仔细仔细再仔细，马虎不得，单据要跟信用证一致，尽量不要有不符点，不然会扣钱
有些单据不需要单证员自己填写，只要检查即可，不用太担心，祝工作愉快，开始会出错是正常的，因为太琐碎了，需要耐心细心，加油哦～
常见外贸出口单据的制作方法
整个外贸流程：1、和客户进行沟通，确定初步意向后，客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)给打样室进行打样。2、样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。客户确认样品并将样品寄回，同时下单。3、根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。要求其制作工艺流程。4、下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字，正本订货单留给自己。5、即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。6、快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。7、即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。8、到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。 流程步骤办理时间相关单据/表格T/TL/C①前期
接触询价 询价单报价收到询价即时报价单还盘 再报价,如情况特殊,需向上级请示.收到还盘即时报价单②成交做P/I,需上级审核,交期需与生产部门沟通后
确定. 形式发票传至客户签字确认 形式发票确认后复印交财务及总经理留底确认即时形式发票③催订金根据P/I的付款条件催订金: T/T: 催客户汇出订金.L/C: 催客户开具信用证 收到客户银行水单L/C副本 交财务/进出口公司查款并做合同传进出口公司查L/C收到水单或L/C副本即时查款单&水单
或L/C副本收到财务收款确认函进出口公司L/C 复印件 收款确认函④下单
生产开具生产订单,交业务经理审核收到收款确认函或L/C复印件即时生产订单交财务签字确认 生产订单下单生产通知单签字确认即时生产订单⑤出货质检部出验货报告 验货报告订舱 订舱确认书安排商检 通关单准备并填写出货单证一套 报关单证一套由财务签出货单，出货 放行条向生产部发出出货通知书 出货通知书向仓库发出出货单 出货单送货/装柜 出货单安排报关 ⑥收尾款
&放单船务提交正本文件之复印件由进出口公司提交正本文件至银行 全套正本文件传真至客户催收尾款船务需向进出口公司跟进收款状况 全套正本文件收到客户水单进出口公司传真划账水单 交财务查款交财务查款 查款单&水单收到财务收款确认函/放单确认函(销售经理需签字)收到财务收款确认函 收款确认函
&放单确认函放单登记收款时间 全套正本文件⑦核销单跟进核销单返回情况报关后20-30天内核销单
做外贸的给国外客户寄清关文件需要哪些?
常见外贸出口单据的制作方法
国际贸易中，主要使用的是跟单汇票，作为出口方要求付款的凭证。制作汇票时应注意下列问题。
出票条款。信用证名下的汇票，应填写出票条款。包括：开证行名称，信用证号码和开证日期。
汇票金额。托收项下汇票金额应与发票一致。若采用部分托收、部分信用证方式结算，则两张汇票金额各按规定填写，两者之和等于发票金额。信用证项下的汇票，若信用证没有规定，则应与发票金额一致。若信用证规定汇票金额为发票的百分之几，则按规定填写。这一做法，通常用于以含佣价向中间商报价，发票按含佣价制作，开证行在付款时代扣佣金的情况。
付款人名称。托收方式的汇票，付款人为买方。信用证方式下，以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。若信用证未加说明，则以开证行为付款人。
收款人名称。汇票的收款人应是银行。信用证方式下，收款人通常为议付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬头。托收中也可将出口方写成收款人（已收汇票），然后由收款人作委托收款背书给托收行。
B.商业发票
商业发票（Commercial Invoice）是出口商开立的发货价目清单，是装运货物的总说明。发票全面反映了合同内容。
发票的主要作用是供进口商凭以收货、支付货款和进出口商记账、报关纳税的凭据。在不用汇票的情况下（如付款信用证、即期付款交单），发票代替汇票作为付款的依据。
发票没有统一的格式，其内容应符合合同规定，在以信用证方式结算时，还应与信用证的规定严格相符。发票是全套货运单据的中心，其它单据均参照发票内容缮制，因而制作不仅要求正确无误，还应排列规范，整洁美观。
制作内容及注意事项如下：
出口商名称。发票顶端必须有出口商名称、地址、电传、传真和电话号码，其中出口商名称
发票名称。在出口商名称下，应注明“发票”（Cormercial Invoice或Invoice)字样。
发票抬头人。通常为国外进口商。在信用证方式时，除非另有规定，应为开证申请人。
发票号码，合同号码，信用证号码及开票日期。发票号码由出口商自行按顺序编制。合同号码和信用证号码应与信用证所列的一致，如信用证无此要求，亦应列明。开票日期不应与运单日期相距太远，但必须在信用证交单期和有效期之内。
装运地和目的地。应与信用证所列一致，目的地应明确具体，若有重名，应写明国别。
运输标志（嗟头）。凡来证有指定嗟头的，按来证制作。如无规定，由托运人自行制定。以集装箱方式装运，可以集装箱号和封印号码取代。运输单据和保险单上的嗟头，应与发票一致。
货物名称、规格、包装、数量和件数。关于货物的描述应符合合同要求，还必须和信用证所用文字完全一致。如用列明重量，应列明总的毛重和净重。
单价和总值。单价和总值必须准确计算，与数量之间不可有矛盾，应列明价格条件（贸易术语），总值不可超过信用证金额的超值发票，银行可以接受，也有权拒收。
附加证明。大致有以下几种：（l）加注费用清单：运费、保险费和FOB价；（2）注明特定号码，如进口许可证号、布鲁塞尔税则号；（3）注明原料来源地的证明文句。
出单人名称。发票由出口商出具，在信用证方式下，必须是受益人。“UCP 500”规定，商业发票可以只标明出单人名称而不加签署。如需签字，来证中应明确规定，如Signed Commercial Invoice。
运输单据因不同贸易方式而异。有海运提单、海运单、航空运单、铁路运单、货物承运收据及多式联运单据等。
我国外贸运输方式以海运为主。这里着重介绍海运提单Bill of Lading的缮制及注意事项。
托运人（Shipper）。一般即为出口商，也即信用证的受益人，如果开证申请人为了贸易上的需要，在信用证内规定作成第三者提单也可照办，例如请货运代理做托运人。
收货人（consignee）。该栏又称提单抬头。应严格按信用证规定制作。如以托收方式结算。则一般做成指示式抬头。即写成 “To order”或“To the order of x x X”字样。不可做成以买方为抬头的记名提单或以买方为指示人的提单以免过早转移物权。
通知人（NotifyParty）。这是货物到达目的港时船方发送到货通知的对象，通常为进口方或其代理人。但无论如何，应按信用证规定填写。如果信用证没有规定，则正本提单以不填为宜，但副本提单中仍应将进口方名称地址填明，以便承运人通知。
提单号码（B/L No.）。提单上必须注明编号，以便核查，该号码与装货单（又称大副收据）或（集装箱）场站收据的号码是一致的。没有编号的提单无效。
船名及航次（Name of Vessel ;Voy No）。填列所装船舶及航次。如中途转船，只填写第一程船名航次。
装运港（Port of Loading）和卸货港（Port of Discharge）。应填写具体港口名称。卸货港如不同国家有重名，则应加注国名。卸货港如采取选择港方式，应全部列明。如伦敦∕鹿特丹∕汉堡选卸，则在卸货港栏中填上“option London∕Rotterdam∕Hamburg”,收 货人必须在船舶到达第一卸货港前在船公司规定时间内通知船方卸货港，否则船方可在其中任意一港卸货。选择港最多不得超过三个，且应在同一航线上，运费按者计收 ? 如中途转船，卸货港即填写转船港名称，而目的港应填入“最终目的地”（Final Destination）栏内。也可在卸货港内填上目的港，同时注明在XX港转船”（W∕Tat XX）。
嗟头。与发票所列一致。
包装件数和种类（Number and Kind of Packages）与货物描述（Description of Goods）。按实际情况列明。一张提单有几种不同包装应分别列明，托盘和集装箱也可作为包装填列。*装有捆、件，散装货应注明“In bulk”。货物名称允许使用货物统称。但不得与信用证中货物的描述有抵触。危险品应写清化学名称，注明国际海上危险品运输规则号码（IMCO CODE PAGE），联合国危规号码（UN CODE NO），危险品等级（CLASS NO）。冷藏货物注明所要求的温度。
毛重和尺码（Gross Weight＆Measurement）。除信用证另有规定外，重量以千克或公吨为单位，体积以立方米为计算单位。
运费和费用（Freight＆Charges）。本栏只填运费支付情况，CFR和 CIF条件成交，应填写运费预付（Freight PrePaid），FOB 条件成交，一般填写运费到付（Freight Collect），除非买方委托发 货人代付运费。程租船一般只写明“AS ARRANGED”（按照约定）。 如信用证另有规定，按信用证规定填写。
正本提单份数（Number of original Bs/L）。按信用证规定签发，并分别用大小写数字填写，如“（2）TW”。信用证中仅规定“全套”（FUll set），习惯做两份正本，但一份正本亦可视为全套。
提单日期和签发地点。除备运提单外，提单日期均为装货完毕日期，不能迟于信用证规定的装运期。提单签发地点按装运地填列。如果船期晚于规定装运期，要求船方同意以担保函换取较早日期提单，这就是“倒签提单”（Anti dated B∕L）；货未装上船就要 求船方出具已装船提单，这就是“预借提单”（Advanced B∕L），这种做法系国际航运界陋习，一旦暴露，可能造成对方索赔以至拒收而导致巨大损失。
签署。按“UCP 500”规定，海运提单表面应注明承运人名称，并由承运人或其代理人、船长或其代理人签署。签署人亦须表明其身份。若为代理人签署，尚须表明被代理一方的名称和身份。
其它。信用证要求在提单上加注的内容。如信用证规定“每份单据上均应显示信用证号码”、“提单需提供贸促会证明”等。必须按信用证规定处理。
保险单（Insurance Policy∕Certification）是保险人与被保险人之间订立的保险合同的凭证。是被保险人索赔、保险人理赔的依据，在CIF或CIP合同中，出口商在向银行或进口商收款时，提交符合销售合同及∕或信用证规定的保险单据是出口商必不可少的义务。
保险单主要内容如下：
保险人及保险公司。
保险单编号。
被保险人，即投保人。在CIF或CIP条件下，出口货物由出口商申请投保，在信用证没有特别规定的前提下，信用证受益人为被保险人。并加空白背书，以转让保险权益。
标记。指运输标志应和提单、发票及其它单据上的标记一致。通常在标记栏内注明“按XX号发票”(as per Invoice No.X XX）。
包装及数量。应与发票内容相一致。
保险货物名称。可参照商业发票中描述的商品名称填制。也可填货物的统称。信用证有时要求所有单据都要显示出信用证号码，则可在本栏空白处表示。
保险金额。按信用证规定金额投保，若信用证未规定，则按 CIF或CIP价格的110％投保。
保费及资率。保费及资率一般没有必要在保险单上表示。该栏仅填“AS ARRANGED”。但来证如果要求标明保费及费率时，则应打上具体数字及费率。
装载运输工具。海运货物应填写船名和航次。如果需在中途转船，如投保时已确定二程船名，则把二程船名也填上。如二程船名未能预知，则在第一程船名后加注“and∕or steamers”。
开航日期、起运地和目的地．开航日期缮打“as per B∕L”（见提单），地点参照提单填写。
承保险别。本栏是保险单的核心内容。它主要规定了保险公司对该批货物承保的责任范围，也是被保险人在货物遭到损失后，确定是否属保险公司责任的根据。本栏应按投保资料缮制，并要严格符合信用证条款的要求。
赔付地点和赔付代理人。一般为保险公司在目的地或就近地区的代理人。
保险单签发日期和地点。保险单的出单日期不迟于提单或其它货运单据签发日期，以表示货物在装运前已办理保险。
保险公司签章。
原产地证明（Certificate of Orgin）是用以证明货物原产地或制造地，是进口国海关计征税率的依据。我国出口商品所使用的产地证主要有以下几种 ：
普通产地证。用以证明货物的生产国别，进口国海关凭以核定应征收的税率。在我国，普通产地证可由出口商自行签发，或由进出口商品检验局签发，或由中国国际贸易促进委员会签发。实际业务中，应根据买卖合同或信用证的规定，提交相应的产地证。在缮制产地证时，应按《中华人民共和国原产地规则》及其它规定办理 ?
普惠制产地证（GSP Certfficate of origin）。目前给予我国普惠制待遇的有澳大利亚、新西兰、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄罗斯及欧盟15国，以及部分东欧国家。凡是向给惠国出口受惠商品，均须提供普惠制产地证，才能 ? 受关税减免的优惠，所以不管来证是否要求提供这种产地证，我出 口商均应主动提交。普惠制产地证的书面格式名称为格式A（Form A）。但对新西 兰还须提供格式59A（Form 59A），对澳大利亚不用任何格式，只须在商业发票上加注有关声明文句。在我国，普惠制产地证由进出口商品检验局签发。
纺织品产地证（Certificate of origin Textile product）。对欧盟国家出口纺织品，需提交该产地证。该证是进口国海关控制配额的依据。在我国，该证由地方外经贸委（厅）颁发。GSP产地证是取得关税优惠，而纺织品产地证是取得配额 ? 证明。对欧盟出口有关产品时，需同时提交两种产地证。
对美国出口的原产地声明书。凡属对美国出口的配额商品，如纺织品等，应由出口商填写原产地声明书。有三种格式（l）格式A：单一国家声明书（Single Country Declaration），声明商品产地只有一个国家（2）格式B：多国家产地声明书（Multiple Country Declaration），声明商品的原材料是由两个或两个以上国家生产的；（3）格式C：非多种纤维纺织品声明书，亦称否定声明书（Negative Declaration），凡纺织品的主要价值或主要重量属于麻或丝的原料或含羊毛量不超过17％，则可填用此格式，以说明该类商品为非配额产品。
国际贸易中检验证书（Inspection Certification）种类很多，分别用以证明货物的品质、数量、重量和卫生条件等方面的情况。检验证书一般由国家指定的检验机构出具，也可根据不同情况，由出口企业或生产企业自行出具。应注意出证机构检验货物名称和检验项目必须符合信用证的规定。还须注意检验证书的有效期。一般货物为60天，新鲜果蔬类为2—3个星期，出口货物务必在有效期内出运，如超过期限，应重新报验。
包装单据（Packing Document）是指一切记载或描述商品包装 种类和规格情况的单据，是商业发票的补充说明。主要有装箱（Packing List）、重量单（Weight List）、尺码单（Measurement List）。
其它单证按不同交易情况，由合同或信用证规定，常见的有：寄单证明（Beneficiary's Certificate for Despatch of Documents)、寄样证明（Beneficiary’s Certificate for DesPatch of Shipment Sample）、邮局收据（Post Receipt)、快速收据（Courier Receipt）、装运通知（Shipping Advice）以及有关运输和费用方面的证明。
常用清关文件包括：提单（B/L），发票（Commercial Invoice），装箱单（Packing List），合同（Sales Contract），原产地证（CO），质检证书，包装声明等（单证需根据具体的货物，进口国家等相关规定具体而定）。
进口，是指将货物从外国境外移送至本国境内的行为。清关（Customs Clearance）即结关，是指进口货物、出口货物和转运货物进入或出口一国海关关境或国境必须向海关申报，办理海关规定的各项手续，履行各项法规规定的义务。
我国进口清关流程：
1.进口换单——去货代或船公司换签D/O。（根据手中提单来确定是到何处换单。H B/L货代提单 M B/L船东提单）
2.海关电子申报——电脑预录、审单、发送、与海关联系/放行。
3.报检（三检）——电子申报放行后，凭报关单四联中的一联去商检局办理报价手续，出通关单或敲三检章。
4.报关——递交纸质资料
5.交税——海关审价按照货物对应编码下税率征税
6.查验（如海关认为有必要）——海关根据货物申报品名的监管条件，与当日查验概率给予查验，如有查验会开出查验通知书
7.放行——海关放行有以下几个步骤：
1）.一次放行
2）.开出查验通知书或无查验直接2.次放行
3）.查验后，做关封后放行。
8.提货——放行后，收货人可提取货物至自有仓库、销售等