跟单员（Documentary Handler）是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
(1)筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。 对已接来的订单进行生产按排，开始和厂商联系加工生产，在与客户的洽谈中，尽量把价格压到最低，同时还一定要保证质量。按照样品的标准，进行加工生产，必须保证产品质量和保证发货的时间。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。
(2)催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：货物快完成时，要催证。
审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？开证行的资信？公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？而公司需要审核的是：信用证的金额是否与事先协商的相一致？信用证中的单价与总值是否准确？大小写并用内容是否一致？如数量上可以有一定幅度的伸缩，那么，信用证也应相应规定在支付金额时允许有一定幅度。 如果在金额前使用了“大约”一词，其意思是允许金额有10%的伸缩。 检查币制是否正确。如合同中规定的币制是“英镑”，而信用证中使用的是“美元”。
改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方及时修改，修改信用证应注意以下两点:：
一.凡是需要修改的内容,应做到一次性向客人提出,避免多次修改信用证的情况.
二.对于不可撤消信用证中任何条款的修改,都必须取得当事人的同意后才能生效.
（3）租船订仓，(报关，报验，装船)：货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段.按CFR 和CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续.首先:
出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事.这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等.
A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜.常用的有:20' 29 – 30立方/17.5吨 40' 58 – 61 立方/22.5吨 40'H 68 –71立方/27.5吨
B. 制作装箱单:装箱单着重表现货物的包装情况.应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等.
C. 跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性.协助生产部门安排好人员装柜.货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放.如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货。
如果货物需要报检，就需要去商检局办理报检，如果客户需要产地证书，就需要去商检局办理产地证书，同时备齐单证，给货代寄过去，以便及时报关。同时通知把货物运往港口。这些手续做完之后，就开始把货物装船。
（4）制单：就是制作各种单证，发票（Invoice）、装箱清单（Packing List）、重量单（Weight List）以及其他单证，如提单(Bill of Landing)、保单（Insurance Policy）、产地证（Certificate of Origin）以及检验证书（Inspection Certificate）等等。在做这些单证的时候，一定要做到单单相符，单证相符，单货相符。单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁
（5）结汇：备齐信用证项下的主要单据，然后及时向银行提交这些单据，我们就可及时收到货款了。
什么叫做跟单员？
答：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。
问：跟 单员和国际商务单证员、外销员、报关员有什么不同？
答：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。
国际商务单证员处理的是国际间的商品买卖过程中的单证制作、验审等工作（解决单证从无到有的过程）。他的工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活动。
外销员是指在具有进出口经营权的企业从事进出口贸易工作的专业人员，主要工作内容有从事国际贸易交流活动、外贸立项、谈判、合同的制作、签定、执行等。
报关员的主要工作就是根据国家的法律法规、海关的办事程序判断某些货物需要何种手续并准备相关文件，按要求制作报关单等并向海关申报，还要配合海关查验、缴纳相关税费等。他的工作的主要目的是为了能让货物顺利出口，而单证员的工作则是为了制作符合信用证，合同规定的单证，实现顺利结汇、收汇。问：跟单员的前景如何？
答：以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各外贸企业开展外贸业务的基础性人才。随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。
这意味着：目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了。
这也意味着：在年内，跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。
问：为什么跟单员资格证书是由国家商业技师协会与全国商贸业务技术资格考评委员会颁发？
答：由于外经贸委已撤消，功能职权划分到国家商务部和国资委，颁发跟单员资格证书的部门隶属于国资委。由中国商业技师协会、全国商贸业务技术资格考评委员会为考试合格的学员颁发全国通用的跟单员资格证书。
某服装公司接到一批客户订单，根据订单要求，这批服装必须在一定的时间内加工出来，并在指定的时间送达客户指定的地点。那么，跟单员的跟单工作就从了解客户订单要求开始，根据公司加工运作流程，首先跟踪布料、辅料等原材料的购进，然后跟进各道加工工序，直至成品包装、打包，在规定的时间内将产品运抵目的地交付给客户。中间每个环节都不能疏忽，一旦哪个环节出了问题，就可能延误生产，造成延期交货；更严重的情况是，由于延期交货造成违约，必须赔偿客户的损失，甚至被罚款，有的还导致双方经济纠纷而引起诉讼。由此可见，跟单员的工作不仅都不轻松，而且还担负着重大的责任。