无论是外贸公司的外贸跟单员，还是具有进出口经营权的生产企业的外贸跟单员，其基本的工作便是业务跟进，主要是进行货物进出口的业务跟进。外贸跟单员工作范围涉及面非常广泛，所需工作内容和职业素养主要有：
职业素养，职业素养主要表现在职业兴趣、职业能力、职业个性及职业情况等方面。实际上，职业素养超高的人，获得成功的机会就越多。外贸跟单员的职业素养主要表现在：坚持四项基本原则，坚持改革开放，认真贯彻执行国家的对外经贸方针、政策，关心国内外政治、经济形象。热爱祖国，为经贸事业勤奋工作，自觉维护国家和企业利益。遵纪守法、廉洁自律，不行贿、索贿、受贿，珍视国格、人格。验收国家机密和商业机密，自觉遵守外事几率，遵守企业的各项规章制度。作风正派，艰苦朴素，有良好的个人修养，讲文明，有礼貌。对工作认真负责，忠于职守；努力学习，勇于实践；积极开拓，锐意进取[8]。
知识素养：外贸跟单员在国际贸易业务岗位上工作，不仅要了解国际贸易的规则和政策，还要了解海关、商检、运输、保险、外汇、银行结算等与外贸跟单有关的外贸基础知识。这些知识内容涉及面广，掌握这些基础知识，是做好外贸跟单工作、成为一名优秀外贸跟单员的前提。
外贸跟单员的基础知识：熟悉我过对外贸易方针、政策、法规以及有关的国别、地区政策。了解所经营商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风俗习惯、消费水平具有一定的文化基础知识。具有一定的法律知识，了解相关的法律，如合同法、票据法、经济法等。要知法、懂法、守法。
外贸跟单员的专业知识：熟练掌握国际贸易理论、国际贸易实务、国际金融、市场营销学及国际商务法律法规和有关国际惯例等专业知识；熟悉商检报关、运输、保险等方面的有关业务流程。懂得商品学的基本理论，熟悉主管商品的性能、品质、规格、标注、包装、用途、生产工艺和所用原材料等知识。
了解自己主管的商品在世界上的产销情况、贸易量、主要生产和进出口国家或地区的贸易差异和价格变动的情况，及时给国内生产企业反馈信息，指导生产。
管理素养：跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作，对外要有业务员的素养，对内要有生产管理的能力。为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制定生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理等。管理出生产力，管理出效益，良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要依据。外贸跟单员应该具备一定的管理素养和能力，即具备良好的合作精神，一定的组织、协调、决策能力，不断用新的管理理念来提高外贸跟单员的管理水平。
能力素养：外贸跟单员的能力素养是一个综合的概念，它是综合业务能力、市场调研和预测能力、推销能力、语言文字能力和口头表达能力、社交协调能力等各能力的有机结合。
综合业务：熟悉进出口业务的各个环节和交易程序，能独立审证、改证；有能力制定产品推销方案和经营方案；能合理使用计价货币，会进行汇率换算、成本核算等；具有处理异议、索赔、理赔等的业务能力。
市场调研和预测：能运用市场调研的方法和技巧，利用一切途径捕捉市场信息，及时掌握市场变化和需求动态；能搜集、整理、分析国际市场的需求变化和客户情况，从而写出市场调研报告，提出合理化的意见和建议。
推销：能运用各种方法推销自己的商品，扩大影响力；有强烈的推销意识，善于掌握客户的心理；能够在平等互利的基础上同客户建立良好的贸易关系。较好的完成推销或进出口任务的指标。
语言文字：掌握一门以上的外语，能独立进行对外业务的洽商；能准确的起草相关合同，协议和处理日常业务函电；要有较好的语文水平，能用正确的语言文字表达思想，交流信息和独立处理业务文件。
社交能力：了解国际商务活动中的社交礼仪和公共关系学知识，善于同国内外业务有关的厂商和业务部门建立、保持和发展良好的公共关系，能够灵活运用各种正当的交际方法和手段，广交朋友。
一、跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）。
所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
二、跟单员的工作界定：
跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。
1． 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员或业务助理。
2． 生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理、生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。
三、跟单员的工作定位：(工作性质)
跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：
（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。
（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
（1） 函电的回复：
（2） 计算报价单
（3） 验签订单
（4） 填对帐表
（5） 目录，样品的寄送与登记
（6） 客户档案的管理
（7） 客户来访接待
（8） 主管交办事项的处理
（9） 与相关部门的业务联系
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
四、跟单员的工作特点：
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2． 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
五、跟单员的主导意识：
什么是主导意识？就是全局观念
你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。
作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。
有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。
有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力
有效：有效率，有结果。
目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。
总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。
六、跟单员的素质要求：（跟单员的训练）
跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
（1） 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
（2） 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
（3） 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
（4） 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
（5） 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
（6） 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
（7） 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
（8） 谈判能力。有口才，有技巧。
（9） 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
（10） 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
七、跟单员的工作内容及知识，技能要求：
跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。
1. 出口货物跟单（外贸业务跟进）。了解外贸基本知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。
2. 物料采购跟单（业务跟进）。懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）。
3. 生产过程跟单（生产进度跟进）。懂生产，懂管理，懂沟通。
4. 货物运输跟单（出货跟进）。货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。
5. 客户联络跟踪（客户接待）。了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。
八、跟单员工作的重要性：
企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。