以下是一份可能的外贸邮件示例，作为回复客人的邮件：
主题：关于您的发货请求
尊敬的客户，
非常感谢您提供您的发货清单。我已经收到了您的发水单，并正在查看详细信息。
根据您提供的发货清单，我们注意到以下几个需要确认的事项：
1. 商品数量：请确认所有商品的数量是否准确，包括需要购买的配件等。
2. 商品规格：请确认所有商品的规格、尺寸和颜色是否符合您的要求。
3. 交货时间：请确认您所需的交货时间和地点是否正确无误。
4. 付款方式：请确认您的付款方式是否符合我们的要求。
请您在方便的时候确认以上事项，以便我们能够开始处理您的订单。如果您有任何疑问或需要进一步的协商，请随时通过以下****与我联系：
电邮件: xxxxx@company
电话: xxx-xxxx-xxxx
此致
敬礼！
[您的名字]
[您的职位]
[公司名称]
就说PI收到了。看交易方式，如果是有定金就让客户尽快安排定金，如果是100%L/C就让客户尽快安排开证，以便这边能尽早安排生产。然后在说些客套的话，并尽快确认订单里需要确认的东西。
众所周知，外贸业务员与客户沟通时用得最多的渠道就是EMAIL。电子邮件是外贸业务中不可或缺的工具，所以对于一些新手来说，掌握好邮件回复客户的技巧，对促成订单将大有助益。
一、标新立异的邮件主题
业务员在收到一封询盘时，如果经过判定是有价值的客人，那我们一定要在邮件标题上花点功夫，力求标新立异，有吸引力。
例如：1、直接标产品所认证的证书在标题上：Facemask(CE， FDA， BFE)；2、标题上直接体现价格：Facemask(CE， FDA， BFE)---USD10.00 ；3、表明是最好的：The best pricelist for Facemask。 正文内容要有重点 当给自己公司做介绍时，要简洁、突出重点；巧妙运用电子版的catalogue和Pricelist；突出产品性能和所拥有的各项产品认证，抓准一点就是不要太冗长，否则物极必反。
另外，一开始千万不要急于报价。了解客人的需求及合理分析、分类后慎重报价。报价可以应用报价，把公司的各个产品发给客人，特别是对那种不懂英文交流的客户，方式越简单，越容易理解最好。
二、分门别类设置回复模板
1、这是指通过对不同客户的了解，对其国家、需求、合作意向深浅判断等方面进行总结，不同价格的客户做出不同模板的询盘回复。切忌千篇一律，模板设置上要简单、易懂、图文并茂。
2、报价讲究实务 1、对于一开始反馈的客户，给予梯度报价 例如：设定MOQ。MOQ是什么价格？散货是什么价格？整个集装箱是什么价格？全年合作是什么价格？谈模具费用等等。模具费可以返还，到达什么量后返还，但不返现金，返还产品收取样品费用。如何应对免费要样品者。针对我们货值比较便宜的产品，可以免样品费，但需要支付快运费！ 2、报价邮件必需体现的内容：产品型号和配置（最好是用来说明）；根据订货的数量来给客户的报价；目的港的信息（FOB 、CIF 等）；报价的有效期。
三、选择第一时间回复
这里说的第一时间并不是指收到邮件后马上回复，而是根据买家的上班时间来回复，最好是在买家上班前一两个小时内发出回复邮件，这样回复的邮件就不会被沉到买家邮箱的底部，可以增加买家回复邮件的机率。
四、详尽的签名
签名要尽量详尽，包括公司的名称、电话、传真、地址、邮件地址、主邮箱及备用邮箱等。 外贸，是一个分析、回盘、跟进的一个重复、长期、彷徨的过程，但是只要坚持，掌握方法就能获得收益；还有一点很重要，那就是对自己的产品要有信心，这样你在跟客户推产品时，你也会有信心。